Um den vollen Funktionsumfang der Abwesenheits-Kategorien nutzen zu können müssen Sie gleichzeitig über das Modul Schichtplanung und Zeitwirtschaft verfügen.
1. Wo und wie werden Abwesenheits-Kategorien konfiguriert?
Abwesenheits-Kategorien können in der Administration konfiguriert werden:
Melden Sie sich im QPlaner an.
Klicken Sie auf Einstellungen in der dunkelblauen Navigationsleiste.
Klicken Sie auf Abwesenheits-Kategorien in der zweiten weißen Navigationsleiste.
Betätigen Sie den Button "+ Neues Abwesenheitskategorie"
Im sich öffnenden Dialog können Sie die Abwesenheits-Kategorie genauer konfigurieren.
Für jede Abwesenheitskategorie können Sie ein Farbe auswählen. Kalendereinträge dieser Abwesenheits-Kategorie werden dann in dieser Farbe angezeigt. Zusätzlich können Sie noch weitere Einstellungen treffen:
Titel-Auswahl-Optionen: Haben Sie die Titel-Auswahl-Optionen aktiviert, so können Sie Unterkategorien innerhalb der Abwesenheits-Kategorie anlegen. Bei Auswertungen, wird jedoch immer die Abwesenheits-Kategorie angezeigt.
Beantragbar als Abwesenheits-Kategorie in der QApp: Aktivieren Sie “Beantragbar als Abwesenheits-Kategorie in der QApp”, wenn Mitarbeitende über die Mitarbeiter-App QApp, Abwesenheitsanträge mit dieser Abwesenheits-Kategorie erstellen dürfen. Ist dies deaktiviert können nur Leitungspersonen die Abwesenheits-Kategorie im QPlaner Kalender für Ihre Mitarbeitenden buchen.
Standard - Urlaubskategorie: Die Standard - Urlaubskategorie wird immer für Urlaubsanträge und Kalendereinträge “Urlaub” verwendet. Diese Kategorie wird mit den Urlaubskonten aus der Zeiterfassung verknüpft und es werden Urlaubstage und Urlaubsstunden entsprechen automatisch verwertet und ausgewertet.
Krankheit: Wenn aktiv, könenn Sie beim Erstellen einer Abwesenheit mit dieser Abwesenheits-Kategorie das Start-Datum der jeweiligen Krankheit hinterlegen.
Ignoriere Feiertage: Wird eine Abwesenheit mit aktivierten “ignoriere Feiertag” an einem Feiertag eingetragen, so wird der ggfls. Feiertagsanspruch des Mitarbeiters ignoriert. Z.B. Erkrankt ein Mitarbeitende an einem Feiertag und es wird eine Abwesenheit “Krank” mit Arbeitszeit und aktivierten “ignoriere Feiertag” eingetragen, so zählen die hinterlegten Krank-Stunden und nicht die Feiertagszeit.
In der Kalender-Druckansicht anzeigen: Wenn aktiviert wird die Abwesenheit mir dieser Abwesenheits-Kategorie in der Druckansicht des Kalenders angezeigt.
Einstempeln in der QApp verbieten: Bei z.B. Beschäftigungsverbot kann mit dieser Abwesenheits-Kategorie die Stempeluhr in der QPlaner Mitarbeiter-App QApp für den Zeitraum der Abwesenheit blockiert werden.
Erlaube Uhrzeitangabe in Anträgen: Falls aktiviert, dann können Mitarbeitende eine genaue Uhrzeit bei Abwesenheits-Anträgen dieser Abwesenheits-Kategorie hinerlegen.
Arbeitszeiten angeben: Hier können Sie aus den Arbeitszeit-Optionen: “Deaktiviert”, “Arbeitszeit”, “Überstunden-Abbau” oder “Überschreibe Soll-Arbeitszeit” wählen und entsprechende Vorgaben definieren. Wenn Sie die Vorgaben nicht vordefinieren möchten, können Sie oder Ihre Mitarbeitenden bei Erstellung der Abwesenheiten, diese Einstellungen selbst treffen.
Deaktiviert: Leitungspersonen oder Mitarbeitende können keine Arbeitszeit für diese Abwesenheits-Kategorie eingeben.
Arbeitszeit: Leitungspersonen oder Mitarbeitende müssen beim Erstellen einer Abwesenheits-Kategorie die dazugehörigen Arbeitszeiten in Prozent oder Absolut eintragen. Beachte: Die Absolute Angabe bezieht sich immer auf einen Tag. Wird z.B. eine zweitägige Abwesenheit mit der Angabe 8h Arbeitszeit erstellt, so wird für jeden Tage 8h und insgesamt 16h als Arbeitszeit gezählt. Bei der Prozent Angabe, beziehen sich die Prozent immer auf die vertragliche Arbeitzeit aus dem in der Zeiterfassung hinterlegtem Arbeitszeitmodell. An Tagen ohne vertragliche Arbeitszeit, wird bei Angabe von Prozenten automatisch keine gültige Arbeitszeit erstellt.
Arbeitszeit(nach dem Ausfallprinzip): Zusätzlich kann im Modus Arbeitszeit die Einstellung "Arbeitszeit von abgesagten Arbeitszeiten" aktiviert werden. Dann werden die Arbeitszeiten in der Zeiterfassung gutgeschrieben, welche im Status "Abgesagt"in der Schichtplanung diesem Mitarbeiter an diesem Tag zugeordnet sind. (Ausfallsprinzip)
Überstunden-Abbau: Für die Konfiguration muss ein Zeitkonto aus der Zeiterfassung ausgewählt werden, von welchem die Überstunden abgebaut werden sollen. Der Überstunden-Abbau kann in Prozent oder Absolut angegeben werden. Bitte beachten Sie “Beachte” beim obigen Punkt “Muss”.
Überschreibe Soll-Arbeitszeit: Hier können Sie bei “Reduziere Soll-Arbeitszeit auf Prozent” eine Prozentzahl hinterlegen. Tragen Sie hier z.B. “0%” ein, so wird die Vertragsarbeitszeit des Mitarbeiters auf 0h gesetzt. Ein Anwendungsbeispiel ist “Unbezahlter Urlaub”.
2. Wo werden Abwesenheits-Kategorien verwendet?
Kalender: Alle Abwesenheits-Kategorien können Sie als Leitungsperson, mit den passenden Berechtigungen, in jeder Ansicht des Kalenders erstellen.
Mitarbeiter-App: Mitarbeitende können über die Mitarbeiter-App nur die Abwesenheits-Kategorien buchen, welche in der Konfiguration der Abwesenheits-Kategorien mit “Beantragbar in der Mitarbeiter-App” aktiviert wurden. Abwesenheits-Kategorien können auch auf ein Teil der Mitarbeiter mit benutzerdefinierte Felder beschränkt werden.
3. Berechtigungen der Abwesenheits-Kategorien
Haben QPlaner Nutzer keine Berechtigung zu Abwesenheits-Kategorien so sehen diese statt der Abwesenheitskategorie im Kalendereintrag z.B. "Krankheit":
eine allgemeine Anzeige von "Abwesend":
