Über den Menüpunkt "Neuer Antrag" können Sie verschiedene Anträge z.B. Urlaub, Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Schicht-Tausch, Datei-Upload oder Überstundenabbau beantragen.

Alle bereits gestellten Anträge finden Sie im Menüpunkt "Anträge". Hier werden auch Neuigkeiten z.B. Nachrichten oder der Status offen/zurückgezogen/abgelehnt/genehmigt angezeigt.
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Wählen Sie hierfür unter „Neuer Antrag“ „Urlaub“ aus und folgen Sie dem vorgegebenen Menü. Markieren Sie Ihre gewünschten Urlaubstage, indem sie auf den Reiter „Urlaub“ klicken und anschließend auf den entsprechenden Tag. Markierte Urlaubstage sind in dunkelblau hervorgehoben und markierte Abwesenheiten in grün. Möchten Sie Markierung löschen, so klicken Sie erneut auf den markierten Tag.

Hat Ihr Arbeitgeber Urlaubskonten für Sie konfiguriert, so kann je nach Einstellung unterschiedliche Urlaubskonten ausgewählt werden (manuell buchen). Über “Automatisch buchen” wird das Urlaubskonto, entsprechend nach den hinterlegten Vorgaben Ihres Arbeitgebers verwendet.

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Haben Sie alle Urlaubstage und Abwesenheiten ausgewählt, so klicken Sie auf “Weiter”. Auf der nächsten Seite können Sie wahlweise noch einen Titel und weitere Infos als Chatnachricht an Ihre Standortleitung schicken. Klicken Sie auf „Abschicken“ um den Antrag an Ihre Standortleitung zu versenden.

Wählen Sie hierfür unter „Neuer Antrag“ „Abwesenheit“ aus und folgen Sie dem vorgegebenen Menü. Wählen Sie zuerst den Tag oder den Zeitraum aus, für welchen Sie eine Abwesenheit beantragen möchten.

Als nächstes wählen Sie eine Start- und End-Uhrzeit von wann bis wann die Abwesenheit in dem ausgewählten Zeitraum stattfinden soll.
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Im nächsten Schritt wählen Sie die passende Abwesenheitskategorie. Die Abwesenheitskategorien werden von Ihrem Arbeitgeber individuell vorgegeben. Es ist möglich das unterschiedliche vorgefertigte Auswahlmöglichkeiten vorhanden sind z.B. Krankheit, Berufsschule, Elternzeit, Mutterschutz, etc..
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Je nach Konfiguration der Abwesenheitskategorien werden die absoluten Stunden oder der prozentualer Anteil Ihrer Soll-Arbeitszeit automatisch zum Abwesenheitsantrag hinzugefügt. Ist von Ihrem Arbeitgeber keine Vor-Konfiguration hinterlegt, so können Sie die Stunden-relevanten Einstellungen selbsttätig vornehmen.

Hier haben Sie die Wahl ob Sie die Stunden Ihres Abwesenheits-Antrags prozentual, z.B. 100% Ihrer regulären Vertragsarbeitszeit an diesen Tagen oder absolut z.B. 8h pro Tag einstellen.

Achtung: Haben Sie mehrere Tage ausgewählt, so gelten die manuellen Stunden-Einstellungen für jeden einzelnen Tag. Z.B. haben Sie 2 Tage ausgewählt und bei Dauer 8h ausgewählt, so werden insgesamt 16h an 2 Tage als abwesende Arbeitszeit gewertet.

Tipp: Wählen Sie die prozentuale Angabe immer dann, wenn Sie ein komplexes Arbeitszeitmodell haben oder die Abwesenheit über mehrere Wochen geht. So wird automatisch z.B. am Wochenende wenn in Ihrem Arbeitszeitmodell keine reguläre Vertragsarbeitszeit vorhanden ist, keine für die Zeiterfassung relevanten Stunden berücksichtigt.

Durch klicken auf “Weiter” können Sie Ihrer Leitungsperson optional noch eine Chat-Nachricht schreiben und den Antrag versenden.

Gehen Sie genau so vor wie bei 2. Antrag auf Abwesenheit vor. Wählen Sie jedoch bei "Kategorie" die passende Überstundenabbau-Kategorie aus.

Die Abwesenheitskategorien werden von Ihrem Arbeitgeber individuell vorgegeben. Es ist möglich das unterschiedliche vorgefertigte Auswahlmöglichkeiten für “Überstundenabbau” vorhanden sind.

Wählen Sie hierfür unter „Neuer Antrag“ „Schicht-Tausch“ aus. Mit KollegInnen, welchen den Betriebskalender nicht aktiviert haben, können keine Schichten getauscht werden. Sie können nur die KollegInnen im Auswahlmenü auswählen, welche den Betriebskalender aktiviert haben.

Im Schicht-Tausch gibt es zusätzlich zum direkten Tausch die Möglichkeiten Ihre Arbeitszeiten und die Arbeitszeiten Ihres/Ihrer TauschpartnerIn zu bearbeiten, abzusagen oder neue Arbeitszeiten zu erstellen. Bei allen Aktionen stehen Ihre Arbeitszeiten immer auf der linken Seite, die Ihres/Ihrer TauschpartnerIn auf der rechten Seite.

Für einen direkten Tausch von Arbeitszeiten wähle zuerst eine/n TauschpartnerIn aus. Durch das Klicken auf die jeweilige Arbeitszeit und das Auswählen der Aktion “Tausche Arbeitszeit”, wechselt die Arbeitszeit die Seite und wird mit einem Pfeil und einem Hinweis “Getauscht” gekennzeichnet.

Vorher: Ihre Arbeitszeiten stehen auf der linken Seite, die Ihres/Ihrer TauschpartnerIn auf der rechten Seite.

Nachher: Die getauschten Arbeitszeiten wechseln die Seite, somit übernehmen Sie nun die Arbeitszeit auf der linken Seite und Ihr/Ihre TauschpartnerIn die Arbeitszeit auf der rechten Seite.

“Smart-Tausch”: Im Smart-Tausch werden z.B. Rollen entsprechend so angepasst, sodass Ihr/Ihre Tauschpartner/In entsprechend nach seinen /ihren Qualifikationen oder Tätigkeitsfelder eingesetzt wird. In diesem Nachher-Bild, wurde die Rolle 2 (durchgestrichen) vom Smart-Tausch automatisch angepasst, da die/der TauschpartnerIn diese Rolle nicht beherrscht.

Es können auch mehrere Aktionen und mehrere Tausche durchgeführt werden. Eine ganz Woche können Sie über den Button “Tausche ganze Woche” vornehmen.

Möchten Sie zusätzlich zum Tausch auch Arbeitszeiten erstellen oder absagen, so wählen Sie zuerst eine/n Tauschpartner/In aus. Durch Klicken auf “+Erstelle neue Arbeitszeit oder Schicht” kann für Sie oder für Ihre/n TauschpartnerIn neue Arbeitszeiten erstellt werden.

Ein Arbeitszeit kann abgesagt werden, indem auf die entsprechenden Arbeitszeit geklickt wird und die Aktion “Sage Arbeitszeit ab” ausgewählt wird.

Sind alle gewünschten Arbeitszeiten getauscht kann durch Klicken auf “Weiter” eine Nachricht für Ihre Leitungsperson hinzugefügt werden. Haben Sie nun den Antrag verschickt, so müssen Ihr/e TauschpartnerIn und die Leitungsperson dem Tausch zustimmen. Erst dann ist der Tausch abgeschlossen und die Arbeitszeiten werden entsprechend im Kalender geändert. Im Chat sehen Sie eine Zusammenfassung der beantragen Schichten und Tausche.

Wählen Sie hierfür unter “Neuer Antrag” “Neue Schicht” aus. Hier können Sie nun wählen ob Sie bestehende Arbeitstermine bearbeiten/absagen oder eine neue Arbeitszeit bzw. Schicht erstellen möchten.

Einen Arbeitstermin bearbeiten/absagen können Sie indem Sie auf den bestehenden Termin klicken und im aufklappenden Menü die passende Aktion auswählen. Diese Funktionalität ist auch im regulären Kalender gegeben.

Eine neue Schicht/Arbeitszeit beantragen Sie in dem Sie auf “+ erstelle neue Arbeitszeit oder Schicht” an dem entsprechenden Tag klicken. In dem sich öffnenden Dialog, können Sie Ihre Rolle und die Arbeitszeit/Schicht auswählen:

Sie können mehrere Schichten/Arbeitszeiten auf einmal beantragen. Die Anzahl der neuen Schichten/Arbeitszeiten sehen Sie oberhalb des “Weiter”-Buttons.

In darauffolgenden Chat können Sie Ihrer Leitungsperson noch weitere Informationen mitteilen und den Antrag verschicken. Im Chat sehen Sie nochmals eine Zusammenfassung, welche Schichten beantragt wurden.

Wählen Sie hierfür unter “Neuer Antrag” “Datei-Upload” aus. Hier können Sie in 2 Tabs auswählen, ob Sie eine bereits bestehende Datei auf Ihrem Endgerät über “Durchsuchen” hochladen möchten, oder über “Fotos” ein neues Bild anfertigen möchten.
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Durch klicken auf “Weiter” können Sie Ihrer Leitungsperson optional noch eine Chat-Nachricht schreiben und den Antrag versenden.

Wählen Sie hierfür unter “Neuer Antrag” “Arbeitszeit” aus. Hier können Sie Arbeitszeiten in Zeiträume eintragen, welche Ihr Arbeitgeber für Sie und Ihre KollegInnen freigeschaltet hat.

In dem erscheinenden tabellarischen Arbeitszeit-Kalender sehen Sie in der ersten Zeile jeden Tages Ihre bestehenden Arbeitszeiten. Darunter sehen Sie Rollen und Aufgabengebiete und die Zeiträume, in welchen Sie sich bewerben können. Die Zahl hinter den Zeitslots, zeigt an wie viele Person noch innerhalb dieses Zeitraums gesucht werden.

Durch klicken auf eine Rolle und Zeitraum können Sie im sich öffnenden Fenster Start und Ende Ihrer gewünschten Arbeitszeit festlegen, ggf. eine Nachricht für Ihre Leitungsperson verfassen und den Antrag über “Bewerben” versenden.

Je nach Einstellung Ihres Arbeitgebers werden diese Arbeitszeit-Bewerbungen auf freie Zeitslots durch einen automatischen Approval-Bot genehmigt.