Nutzungsbedingungen und AGBs

Allgemeine Geschäftsbedingungen

QPlaner ist ein Software as a Service - Produkt der Quintessence Optimization GmbH (Beblostr. 16, 81677 München), welche über die Webseite www.qplaner.de (Webseite, Produkt/Produkte und Firma nachfolgend genannt als: QPlaner) angeboten wird. QPlaner bietet eine webbasierte Personalplanung, welche mit Optimierungsalgorithmen und flexibler Verteilung des Personals wochenweise Arbeitspläne für jeden Mitarbeiter berechnet, unter Berücksichtigung der im QPlaner hinterlegten Betriebs- und Mitarbeiterdaten.

Die nachfolgenden allgemeinen Geschäftsbedingungen bilden die vertragliche Grundlage für die Nutzung des Angebotes auf der Internetseite www.qplaner.de.

WENN SIE UNSERE ALLGEMEINEN GESCHÄFTSBEDINGUNGEN NICHT AKZEPTIEREN ODER MIT TEILEN DAVON NICHT ÜBEREINSTIMMEN, DÜRFEN SIE UNSERE WEBSEITE ODER APP WEDER AUFRUFEN NOCH BENUTZEN.

I. Allgemeines

  1. Betreiber der Website und Vertragspartner der Kunde der Website ist die Quintessence Optimization GmbH, (im Folgenden als „QPlaner“ bezeichnet).

  2. Unser Angebot ist spezialisiert auf Fitnessstudios, Sport- und Wellnessclubs und vergleichbare Anlagen. Das Angebot auf QPlaner und die AGB beschränken sich ausschließlich auf Gewerbekunden (nachfolgend genannt als: Kunde).

  3. Mit der Nutzung der Website bzw. einer oder mehrerer auf der Website von QPlaner angebotenen Leistungen, insbesondere bei Registrierung als Kunde gemäß Ziffer V, erkennt der Kunde diese Allgemeine Geschäftsbedingungen an. Die Allgemeine Geschäftsbedingungen sind über die Internetseite von QPlaner abrufbar und können über den Browser gespeichert und anschließend ausgedruckt werden.

  4. Diese Allgemeine Geschäftsbedingungen gelten ausschließlich und in der jeweils gültigen Fassung. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden auch dann nicht Bestandteil eines Vertrags, wenn ihnen nicht ausdrücklich widersprochen worden ist, obwohl QPlaner von abweichenden oder zusätzlichen Bedingungen eines Kunden Kenntnis hat. Eine Ausnahme bildet eine schriftliche Vereinbarung zwischen Kunden und QPlaner.

  5. Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Bei Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur insoweit, als nicht der gewährte Schutz durch zwingende Bestimmungen des Rechts des Staates, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthaltsort hat, entzogen wird. Die Anwendung des Übereinkommens der Vereinten Nationen vom 11.04.1980 über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG – UN Kaufrecht) ist ausgeschlossen.

  6. Vertragssprache ist deutsch.

II. Vertragsgegenstand

  1. QPlaner bietet eine webbasierte Personalplanung, welche mit Optimierungsalgorithmen und flexibler Verteilung des Personals wochenweise Arbeitspläne für jeden Mitarbeiter berechnet, unter Berücksichtigung der im QPlaner hinterlegten Betriebs- und Mitarbeiterdaten. Die Arbeitspläne und Termine werden in 15 Minuten Intervallen berechnet und dargestellt. Weiter umfasst der QPlaner buchbare Zusatzleistungen wie zum Beispiel eine Zeiterfassung oder ein Mitarbeiterportal zur Beantragung von Absenzen und einsehen der eigenen Arbeitspläne. Weiter bietet QPlaner physische Beratungsleistungen vor Ort in Personalfragen. Über QPlaner können unterschiedliche Produkteinheiten/Produktkomponenten mit unterschiedlichen Zusatzleistungen und unterschiedlichen Grad der Automatisierung ausgewählt werden.

  2. Durch den Abschluss eines Vertrags, gewährt QPlaner Zugang und Nutzung zu ausschließlich den gewählten Produkteinheiten/Produktkomponenten und entsprechenden Zusatzleistungen. Der Nutzungszeitraum beginnt ab der Mitteilung der Account – Zugangsdaten via Email durch QPlaner.

  3. Der Vertrag bezieht sich ausschließlich auf eine Betriebseinheit/Anlage und das dortige angestellte Personal. Betriebseinheiten/Anlagen sind durch die genaue Adressanschrift zu unterscheiden. Bei zentraler Verwaltung/Bedienung des QPlaners für mehrere Betriebseinheiten/Anlagen muss für jede Betriebseinheit/Anlage ein QPlaner separat erworben werden. Die Nutzungsberechtigung für den QPlaner darf nicht an Dritte weitergereicht werden.

  4. QPlaner lässt sich durch den Kunden selbsttätig einrichten und bedienen. Hilfestellungen zur Ersteinrichtung (Tutorials) sind unter QPlaner bereitgestellt. Zudem bietet QPlaner dem Kunden die Möglichkeit über QPlaner ein zusätzliches, umfangreiches und kostenpflichtiges Supportpaket innerhalb der Einrichtungszeit zu buchen.

  5. Jedem Kunden steht ein kostenfreier E-Mail Support mit schnellen Beantwortungszeiten von Montag – Freitag zwischen 09:00 – 17:00 zur Verfügung. Erreichbar unter support@qplaner.de. Dem Weiterem findet sich zu den gleichen Zeiten ein integrierter Live-Chat im QPlaner.

  6. QPlaner steht dem Kunden immer in der aktuellsten Version zur Verfügung. Hierfür sind inhaltliche, strukturelle oder technische Updates nötig. Updates sind durch QPlaner jeder Zeit möglich. QPlaner bemüht sich Updates oder Wartungsarbeiten bevorzugt in Zeiträumen durchzuführen, in welchen eine geringe Kundennutzung vorliegt. Updates oder Wartungsarbeiten welche die Systemverfügbarkeit länger als 30 Minuten unterbricht werden 48 Stunden im Voraus via Email angekündigt.

  7. QPlaner gewährleistet bei der Berechnung der Arbeitspläne eine gesamtheitliche Optimierung mit bis zu 2 Stunden Berechnungszeit je Optimierungsschritt. Ein Optimierungsschritt ist z.B. eine Priorität in den Optimierungseinstellungen, welche auf QPlaner angelegt werden können. QPlaner hat das Recht nach 24 Stunden Berechnungszeit einen Berechnungsversuch abzubrechen. Sollte eine Berechnung durch QPlaner abgebrochen werden, da diese 24 Stunden überschreiten, wird QPlaner sich umgehend mit der angegebenen Ansprechperson in Verbindung setzen und gemeinsam Einstellungen vornehmen sodass eine schnellere Arbeitsplanberechnung möglich ist.

  8. Nach der Einrichtungsphase (festgelegt auf 4 Wochen nach Übergabe der Accountdaten) steht dem Kunden für die wöchentliche Berechnung der Arbeitspläne unbegrenzte Berechnungsanfragen zur Verfügung. Die Berechnungsanfragen werden limitiert und gegebenenfalls eingestellt, wenn bereits 5 gültige Arbeitspläne für diese Woche schon berechnet wurde. Zu den gültigen Arbeitsplänen zählen sogenannte Alternativpläne und normal berechnete Arbeitspläne.

  9. QPlaner gewährleistet eine Berechnung von einer Berechnungsanfrage gleichzeitig. Mehrere Anfragen werden in eine Warteschlange hinzugefügt und gestartet sobald die vorherige Anfrage berechnet wurde. Falls der Kunde aktuell keine Berechnungsanfrage gestellt hat und eine abschickt können bis zu 24 Stunden zum tatsächlichen Start der Berechnung vergehen. Die selbe Zeit kann zwischen dem Ende einer Berechnung und der nächsten Anfrage in der Warteschlange vergehen. Der QPlaner ist bemüht Anfragen immer direkt und auch mehrere Anfragen gleichzeitig zu berechnen.

III. Nutzungsvoraussetzung

  1. Der Kunde verpflichtet sich QPlaner einen Ansprechpartner und Stellvertreter (mit Kontaktmöglichkeiten Telefon & Email) mitzuteilen, welche über hinreichende Qualifikationen verfügen und befugt sind Entscheidungen zu treffen. Falls sich Änderungen bei den Ansprechpartnern oder deren Kontaktmöglichkeit ergeben muss dies QPlaner unverzüglich mitgeteilt werden.

  2. Der Kunde verpflichtet sich QPlaner alle nötigen Daten bereitzustellen, um einen Account bei QPlaner anzulegen. Die zugehörigen Zugangsdaten werden dem Kunden via Email zugeteilt.

  3. Systemvoraussetzungen werden vom Kunden eigenverantwortlich erbracht und fortlaufend aktualisiert. Die Systemvoraussetzungen und neue Systemanforderungen (durch Updates) werden auf QPlaner veröffentlicht. Werden die Systemvoraussetzungen bzw. Anforderungen vom Kunden nicht erfüllt/aktualisiert kann QPlaner für etwaige Mängel oder Einschränkungen der Nutzung nicht verantwortlich gemacht werden.

  4. Der Kunde ist eigenverantwortlich für den Zugang z.B. Internet und der Sicherheit bis zum Datenübergang zwischen QPlaner und Kunde.

IV. Nutzungsrecht & Verpflichtungen

  1. Die Einrichtung, fachliche Einstellung und Bedienung führt der Kunde in eigener Verantwortung aus. Auch wenn dieser direkt von QPlaner unterstützt wird. Eingaben und Bedienungen unsachgemäßer Natur oder unsachgemäße Berechnungsanfragen sind nicht gestattet. Der Kunde ist für die Qualität der Eingabe und der resultierenden Qualität der Arbeitspläne oder Zeiterfassung selbst verantwortlich.

  2. Jede Arbeitsplan Freischaltung und Zeiterfassungsabrechnung muss auf die Einhaltung aller Anforderungen und Einstellungen vom Kunden geprüft werden.

  3. QPlaner gewährleistet keine Arbeitsrecht - konforme Berechnung. Der Kunde selbst muss die Gesetzmäßigkeiten berücksichtigen, einstellen und überprüfen.

  4. Die Anmeldedaten (Identifikation, Authentifizierung) müssen vom Kunden geheim gehalten werden. Bei Verdacht auf Verlust der Anmeldedaten z.B. durch Hacker-Angriff oder unsachgemäße Aufbewahrung der Anmeldedaten muss dies unverzüglich bei QPlaner gemeldet werden.

  5. Der Zugang von Unbefugten zum QPlaner oder die Weitergabe der Anmeldedaten an Dritte sind nicht gestattet und vom Kunden zu verhindern.

  6. Den Mitarbeitern von QPlaner ist gestattet intern Eingaben und Daten der Kunden für die Verbesserungen und Entwicklungen des QPlaner auszuwerten und zu verwenden.

  7. Der Kunde darf keine Änderungen an der Software vornehmen. Eine Schnittstelle zu anderer Software ist nicht gestattet. Eine Ausnahme ist hierbei eine schriftliche Vereinbarung zwischen QPlaner und Kunden.

V. Preise & Zahlungsbedingung

  1. Die Preisangabe auf QPlaner verstehen sich zuzüglich der entsprechenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

  2. Zum Zeitpunkt der Bestellung des Vertrags sind die aktuell dargestellten Preise auf QPlaner gültig. Der gesamt zu zahlender Betrag richtet sich nach Zusammensetzung der unterschiedlichen Komponenten und Zusatzleistungen.

  3. Der Kunde kann zwischen monatlicher und jährlicher Zahlung im Voraus wählen.

  4. Bei Wahl der monatlichen Zahlung verpflichtet sich der Kunde QPlaner eine SEPA – Einzugsermächtigung für Lastschriftverfahren auszustellen. Die Nutzungsgebühren werden bis zum 3ten Werktag des Monats eingezogen. Bei zurückgewiesenem oder fehlgeschlagenem Einzug werden die entstehenden Gebühren den Kunden in Rechnung gestellt.

  5. Bei Wahl der jährlichen Zahlung (mit Jahresrabatt auf QPlaner) kann der Kunde zwischen SEPA – Lastschriftverfahren oder Rechnung wählen. Die Zahlung muss innerhalb 2 Wochen getätigt werden.

  6. Sollten andere Preise vereinbart werden oder QPlaner verfügt über keine genaue Preisausschreibung auf QPlaner, muss dies schriftlich vereinbart werden.

VI. Vertragsdauer, Kündigung, Sperrung & Vertragsstrafen

  1. Die Vertragsdauer richtet sich nach der ausgewählten Vertragsdauer auf QPlaner. Die Vertragsdauer liegt zwischen 1 und 3 Jahre. Der Vertrag verlängert sich automatisch um die erste gebuchte Vertragsdauer.

  2. Die Kündigungsfrist beträgt jeweils 3 Monate vor Vertragsende. Der Kunde kann bis diese vereinbarte Frist ohne Angabe von Gründen das Vertragsverhältnis zum Ende der Vertragslaufzeit beenden. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt.

  3. QPlaner verfügt über das Recht in den vereinbarten Kündigungsfristen aus (6.2) ohne Angaben von Gründen das Vertragsverhältnis zum Ende der Vertragslaufzeit auflösen. Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt.

  4. Dieser Dienstleistungsvertrag ist gekoppelt an den gesondert zwischen den Parteien geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag. Sollte dieser Vertrag oder der Auftragsverarbeitungsvertrag aus wichtigem Grund vorzeitig gekündigt werden, besteht auch ein gleichartiges Kündigungsrecht für den jeweils anderen Vertrag. Das Kündigungsrecht für den jeweils anderen Vertrag muss gesondert ausgeübt werden.

  5. Der Account des Kunden kann durch QPlaner gesperrt werden, d.h. der Kunde hat keinen Zugriff mehr zu QPlaner. Dies ist gestattet, wenn der Kunde bei monatlicher Zahlung mindestens 5 Wochen im Zahlungsrückstand steht bzw. bei jährlicher Zahlung nach 4 Wochen nach Zahlungsziel noch keine vollständige Zahlung beglichen wurde. Die Zahlungsforderung von QPlaner gegenüber dem Kunden besteht weiterhin. Die Mahngebühren werden dem Kunden in Rechnung gestellt.

  6. Die Kündigung erfolgt ausschließlich schriftlich.

  7. Verstößt der Kunde gegen das Nutzungsrecht kann QPlaner mindestens 50% der gebuchten Vertragslaufzeit als Schadensausgleich fordern. Das Recht auf weiteren Schadensersatz bleibt unberührt.

  8. Die Arbeitsplanberechnung von Wochen, welche den Vertragszeitraum und Vertragsende übersteigen, ist nicht gestattet.

VII. Mängel des QPlaners

  1. Der Kunde verpflichtet sich Mängel mitzuteilen und alle nötigen Informationen bereitzustellen, um eine Mängelbehebung durch QPlaner zu gewährleisten.

  2. QPlaner verpflichtet sich Mängel an QPlaner zu beheben und den Kunden über etwaige Mängel aufzuklären. QPlaner behält sich vor die Bearbeitung von Mängel nach Priorität zu sortieren und Kunden bis zur offiziellen Behebung eine vorrübergehende Lösung aufzuzeigen, um den Mangel zu umgehen.

VIII. Verfügbarkeit

Im Jahresmittel liegt die Verfügbarkeit von QPlaner bei mindestens 99%. Ausgenommen sind geplante oder angekündigte Updates und Wartungsarbeiten am QPlaner. Ausfälle von z.B. durch QPlaner angemieteten Servern oder Einfluss von höherer Gewalt liegt nicht im Einfluss- und Haftungsbereich von QPlaner.

IX. Datenschutz

  1. QPlaner verpflichtet sich zur gesetzeskonformen Behandlung von (personenbezogenen) Daten.

  2. Die aktuelle Datenschutzbestimmung und Auftragsverarbeitung (ADV) von QPlaner befindet sich auf der Website www.qplaner.de .

  3. Die Speicherung der durch den Kunden eingegebenen Daten in die Software QPlaner wird auf eigenen Servern von QPlaner und bei Drittanbietern, mit denen ADV bestehen, gespeichert. Für die Verarbeitung (z.B. bei der Arbeitsplanberechnung) werden die Daten durch QPlaner pseudonymisiert und von Drittanbietern verarbeitet, mit denen ein ADV abgeschlossen wurde.

X. Haftungsbeschränkung

  1. Sämtliche Haftungsansprüche gegenüber QPlaner, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen kostenfreien Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind ausgeschlossen, sofern seitens QPlaner kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt.

  2. Im Übrigen haftet QPlaner unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie nach Maßgabe des Produkthaftungsgesetzes. Für leichte Fahrlässigkeit haftet QPlaner bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers und der Gesundheit von Personen sowie bei der Verletzung vertragswesentlicher Pflichten, also Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf. Diese Haftungsbeschränkung gilt auch für sonstige Schäden sowie für Schäden, die durch gesetzliche Vertreter oder Erfüllungsgehilfen verursacht werden.

  3. Soweit die Website Links zu anderen Webseiten enthält, die von Dritten betrieben und gepflegt werden, dienen diese Links ausschließlich der Erleichterung der Navigation. QPlaner übernimmt keine Verantwortung für Inhalte fremder Webseiten.

XI. Änderungsvorbehalte

  1. QPlaner behält sich vor QPlaner durch Updates und Wartungsarbeiten inhaltlich, strukturell und technisch zu ändern, wenn dies dem Kunden zumutbar ist.

  2. QPlaner behält sich vor die Preise angemessen anzupassen. Eine weitreichende Preiserhöhung wird z.B. durch steigende Personal-, Server- oder Stromkosten gerechtfertigt. Die Preiserhöhungen werden dem Kunden spätestens 2 Wochen vor der vertraglichen Kündigungsfrist mitgeteilt. Die Erhöhung ist ab dem nächsten Vertragsjahr gültig.

  3. Neue bzw. geänderte AGBs werden dem registrierten Kunden per E-Mail übermittelt. Sie gelten als vereinbart, wenn der Kunde ihrer Geltung nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der E-Mail widerspricht. Der Widerspruch bedarf der Schriftform. QPlaner wird den Kunden in der E-Mail auf die Widerspruchsmöglichkeit, die Frist und die Folgen seiner Untätigkeit gesondert hinweisen. Widerspricht der Kunde, so haben sowohl der Kunde als auch QPlaner das Recht, die Geschäftsbeziehung durch Kündigung mit sofortiger Wirkung zu beenden.

  4. Gegenüber nicht registrierten Kunden gelten jeweils die allgemeinen Geschäftsbedingungen, die zur Zeit des konkreten Besuchs bzw. der konkreten Inanspruchnahme von Leistungen auf der Website www.qplaner.de online verfügbar sind.

XII. Schlussbestimmung

  1. Nebenabreden sowie Änderungen und Ergänzungen zum Vertrag bedürfen der Schriftform und insoweit der schriftlichen Zustimmung beider Vertragsparteien. Mündliche Nebenabreden sind ausgeschlossen.

  2. Soweit es sich bei dem Kunden um einen Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches, um ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen oder eine Person des öffentlichen Rechts handelt, wird als ausschließlicher Gerichtsstand für alle aus diesen Nutzungsbedingungen entstehenden Streitigkeiten bestimmt.

  3. Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen dieses Vertrages oder seiner Bestandteile, berührt die Rechtmäßigkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die Vertragspartner sind verpflichtet, nach Treu und Glauben und unter Berücksichtigung von Sinn und Zweck des Vertrages und den beiderseitigen Interessen, eine wirksame Regelung zu finden soweit hierdurch keine wesentliche Änderung des Vertragsinhaltes herbeigeführt wird. Dies gilt auch, sofern eine regelungsbedürftige Vertragslücke offenbar wird.

Stand: August 2020

Auftragsdatenverarbeitung

Anmerkung: Dieser Vertrag wird gesondert zwischen QPlaner und Kunde abgeschlossen. Der Anhang bzw. Anlagen der Auftragsdatenverarbeitung wird nicht veröffentlicht. Zum Vertagsabschluss schreiben Sie bitte an: datenschutz@qplaner.de

Der Auftragsverarbeiter (QPlaner) bietet ein Personalplanungsprogramm als Software as a Service (SaaS) an, bestehend aus den Modulen QPlaner, QZeit, QConnect, QTerminal. In diesem Zusammenhang werden personenbezogene Daten des Auftraggebers sowie der mit dem Personalplanungsprogramm erfassten Mitarbeiter des Auftraggebers auf dem Server des Auftragsverarbeiters gespeichert.

  1. Allgemeine Bestimmungen und Auftragsgegenstand

1.1 Gegenstand des vorliegenden Vertrags ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag durch den Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Inhalt des Auftrags, Kategorien betroffener Personen und Datenarten sowie Zweck der Vereinbarung sind Anlage 1 zu entnehmen.

1.2 Der Auftraggeber ist Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Er allein ist für Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitungsvorgänge nach Art. 6 DSGVO und die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich.

1.3 Im Rahmen der Auftragsverarbeitung werden vom Auftraggeber und dessen Mitarbeitern folgende personenbezogene Daten erfasst und gespeichert:

• Name (Vor- und Nachname) • Arbeitgeber • EMail-Adresse • Geburtsdatum • Kennung für Zeiterfassung • Arbeitsvertragsdaten wie Stundenzahl, Arbeitstage, Arbeitszeiten, Vertragslänge, Pausenzeiten oder freie Abende • Arbeitsaufgaben wie Tätigkeitsfelder, Termine, Veranstaltungen • Qualifikationen wie Ausbildungsstand, Lizenzen, Ersthelfer-Schein • Eigenschaften wie Geschlecht • Täglichen Arbeitsbeginn, Pausenanzahl, Pausenzeiten, Arbeitsende (Check-In & Check-Out Zeiten) • Informationen für Live-Support

Die Erfassung und Verarbeitung erfolgt mit den folgenden Modulen des Auftragsverarbeiters:

a) QPlaner (Planungstool für Personaleinsatzplanung) • Automatische oder manuelle Personaleinsatzplanung auf Knopfdruck • Optimierung des Personaleinsatz nach Betriebsvorgaben und Mitarbeiterdaten • Auswertung und Satistiken

b) QConnect/QApp (Personalplaner – Mitarbeiter Kommunikation & Beantragung) • Mitarbeiter-Portal um Urlaube/Überstunden/Abwesenheiten/Wünsche/Schichttausch etc. einfach und schnell zu beantragen • Kommunikation als Chatfunktion für Terminabsprachen und Änderungen

c) QZeit/QTerminal (Zeiterfassung mit online Terminal) • Moderne und genaue Zeiterfassung • Auswertung und Statistiken

1.4 Die Verarbeitung der Daten durch den Auftragsverarbeiter findet ausschließlich auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder einem Vertragsstaat des EWR- Abkommens statt. Die Verarbeitung außerhalb dieser Staaten erfolgt nur unter den Voraussetzungen von Kapitel 5 der DSGVO (Art. 44 ff.) und mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers.

1.5 Die Vergütung wird außerhalb dieses Vertrags vereinbart.

  1. Vertragslaufzeit und Kündigung

Der vorliegende Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von jeder Vertragspartei mit einer Frist von drei Monaten ordentlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Dieser Vertrag ist gekoppelt an den gesondert zwischen den Parteien geschlossenen Dienstleistungsvertrag. Sollte dieser Vertrag oder der Dienstleistungsvertrag aus wichtigem Grund vorzeitig gekündigt werden, besteht auch ein gleichartiges Kündigungsrecht für den jeweils anderen Vertrag. Das Kündigungsrecht für den jeweils anderen Vertrag muss gesondert ausgeübt werden.

  1. Weisungen des Auftraggebers

3.1 Dem Auftraggeber steht ein umfassendes Weisungsrecht in Bezug auf Art, Umfang und Modalitäten der Datenverarbeitung ggü. dem Auftragsverarbeiter zu. In dieser Rolle kann er insbesondere die unverzügliche Löschung, Berichtigung, Sperrung oder Herausgabe der vertragsgegenständlichen Daten verlangen. Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, den Weisungen des Auftraggebers Folge leisten, sofern keine berechtigten vertraglichen oder gesetzlichen Interessen entgegenstehen.

3.2 Der Auftragsverarbeiter informiert den Auftraggeber unverzüglich, falls er der Auffassung ist, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. Wird eine Weisung erteilt, deren Rechtmäßigkeit der Auftragsverarbeiter substantiiert anzweifelt, ist der Auftragsverarbeiter berechtigt, deren Ausführung vorübergehend auszusetzen, bis der Auftraggeber diese nochmals ausdrücklich bestätigt oder ändert.

3.3 Weisungen sind grundsätzlich schriftlich oder in einem elektronischen Format (z.B. per E-Mail) zu erteilen. Mündliche Weisung sind auf Verlangen des Auftragsverarbeiters schriftlich oder in einem elektronischen Format durch den Auftraggeber zu bestätigen. Der Auftragsverarbeiter hat Person, Datum und Uhrzeit der mündlichen Weisung in angemessener Form zu protokollieren.

3.4 Der Auftraggeber benennt auf Verlangen des Auftragsverarbeiters eine oder mehrere weisungsberechtigte Personen. Änderungen sind dem Auftragsverarbeiter unverzüglich mitzuteilen.

  1. Kontrollbefugnisse des Auftraggebers

4.1 Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Vorschriften zum Datenschutz und zur Datensicherheit vor Beginn der Datenverarbeitung und während der Vertragslaufzeit regelmäßig im erforderlichen Umfang zu kontrollieren oder durch Dritte kontrollieren zu lassen. Der Auftragsverarbeiter wird diese Kontrollen nach Absprache dulden und sie im erforderlichen Maße unterstützen, sofern nicht der Datenschutz anderer Kunden Vorrang hat. Er wird dem Auftraggeber insbesondere die für die Kontrollen relevanten Auskünfte vollständig und wahrheitsgemäß erteilen, ihm die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und Datenverarbeitungsprogramme/ -systeme gewähren. Der Auftragnehmer ist berechtigt, dem Auftraggeber die hierfür entstehenden Aufwendungen unter Zugrundelegung des zum jeweiligen Zeitpunkt gültigen Stundensatzes des Auftragnehmers in Rechnung zu stellen, sofern hierzu nichts Abweichendes zwischen den Parteien vereinbart wurde.

4.2 Der Auftraggeber hat dafür zu sorgen, dass die Kontrollmaßnahmen verhältnismäßig sind und den Betrieb des Auftragsverarbeiters nicht mehr als erforderlich beeinträchtigen. Insbesondere sollen Vorortkontrollen grundsätzlich zu den üblichen Geschäftszeiten und nach Terminvereinbarung mit angemessener Vorlauffrist erfolgen, sofern der Kontrollzweck einer vorherigen Ankündigung nicht widerspricht.

4.3 Die Ergebnisse der Kontrollen und Weisungen sind von beiden Vertragsparteien in geeigneter Weise zu protokollieren.

  1. Allgemeine Pflichten des Auftragsverarbeiters

5.1 Die Verarbeitung der vertragsgegenständlichen Daten durch den Auftragsverarbeiter erfolgt ausschließlich auf Grundlage der vertraglichen Vereinbarungen in Verbindung mit den ggf. erteilten Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung ist nur aufgrund zwingender europäischer oder mitgliedsstaatlicher Rechtsvorschriften zulässig (z.B. im Falle von Ermittlungen durch Strafverfolgungs- oder Staatsschutzbehörden). Ist eine Verarbeitung aufgrund zwingenden Rechts erforderlich, teilt der Auftragsverarbeiter dies dem Auftraggeber vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.

5.2 Der Auftragsverarbeiter hat bei der Auftragsdurchführung sämtliche gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Er hat insbesondere die nach Art. 32 DSGVO notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen implementieren und das nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO erforderliche Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

5.3 Sofern der Auftragsverarbeiter nach der DSGVO oder sonstigen gesetzlichen Vorschriften zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet ist, bestätigt er, dass er einen solchen in Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften ausgewählt hat und sichert dem Auftraggeber zu, diesen unter Angabe seiner Kontaktdaten zu benennen (z.B. per E-Mail). Änderungen über Person und / oder Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.

5.4 Der Auftragsverarbeiter hat zu gewährleisten, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO). Vor der dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit Unterwerfung unter die Verschwiegenheitspflicht dürfen die betreffenden Personen keinen Zugang zu den vom Auftraggeber überlassenen personenbezogenen Daten erhalten.

5.5 Der Auftragsverarbeiter wird die Erfüllung seiner Pflichten regelmäßig und selbstständig kontrollieren und in geeigneter Weise dokumentieren.

  1. Technische und organisatorische Maßnahmen

6.1 Der Auftragsverarbeiter hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus festgelegt und diese in Anlage 2 dieses Vertrags festgehalten. Die dort beschriebenen Maßnahmen wurden unter Beachtung der Vorgaben nach Art. 32 DSGVO ausgewählt und mit dem Auftraggeber abgestimmt.

6.2 Der Auftragsverarbeiter wird die technischen und organisatorischen Maßnahmen bei Bedarf und / oder anlassbezogen überprüfen und anpassen. Erforderliche Anpassungen werden vom Auftragsverarbeiter dokumentiert und dem Auftraggeber auf Nachfrage zur Verfügung gestellt. Wesentliche Änderungen, durch die das Schutzniveau verringert werden könnte, sind vorab mit dem Auftraggeber abzustimmen.

  1. Unterstützungspflichten des Auftragsverarbeiters

7.1 Der Auftragsverarbeiter wird den Auftraggeber gem. Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO bei dessen Pflichten zur Wahrung der Betroffenenrechte aus Kapitel III, Art. 12 – 22 DSGVO unterstützen. Dies gilt insbesondere für die Erteilung von Auskünften und die Löschung, Berichtigung oder Einschränkung personenbezogener Daten. Die Reichweite der Unterstützungspflicht bestimmt sich im Einzelfall unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung.

7.2 Der Auftragsverarbeiter wird den Auftraggeber ferner gem. Art. 28 Abs. 3 lit. f DSGVO bei dessen Pflichten nach Art. 32 – 36 DSGVO (insb. Meldepflichten) unterstützen. Die Reichweite dieser Unterstützungspflicht bestimmt sich im Einzelfall unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der dem Auftragsverarbeiter zur Verfügung stehenden Informationen.

  1. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern (Subunternehmer)

8.1 Der Auftragsverarbeiter ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers zum Einsatz von Unterauftragsverarbeitern (Subunternehmer) berechtigt. Alle zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bereits bestehenden und durch den Auftraggeber ausdrücklich bestätigten Subunternehmerverhältnisse des Auftragsverarbeiters sind diesem Vertrag abschließend in Anlage 2 beigefügt. Für die in Anlage 2 aufgezählten Subunternehmer gilt die Zustimmung mit Unterzeichnung dieses Vertrags als erteilt. Beabsichtigt der Auftragsverarbeiter den Einsatz weiterer Subunternehmer, wird er dies dem Auftraggeber in schriftlicher oder elektronischer Form anzeigen, damit dieser deren Einsatz prüfen kann. Hierbei gilt eine einwöchige Widerspruchsfrist des Kunden. Bei Widerspruch aus nicht wichtigen Gründen, behält sich der Auftragverarbeiter vor den geschlossenen Vertrag bis zum Zeitpunkt des Einsatzes des jeweiligen Subunternehmers zu kündigen. Dabei entstehen keine Schadensersatz und Zahlungsansprüche gegenüber dem Auftragsverarbeiter.

8.2 Subunternehmer werden vom Auftragsverarbeiter unter Beachtung der gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben ausgewählt. Nebenleistungen, die der Auftragsverarbeiter zur Ausübung seiner geschäftlichen Tätigkeit in Anspruch nimmt, stellen keine Unterauftragsverhältnisse dar. Nebentätigkeiten in diesem Sinne sind insbesondere Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zur Hauptleistung, Post- und Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice sowie sonstige Maßnahmen, die die Vertraulichkeit Integrität der Hard- und Software sicherstellen sollen und keinen konkreten Bezug zur Hauptleistung aufweisen. Der Auftragsverarbeiter wird jedoch auch bei diesen Drittleistungen die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzstandards sicherstellen.

8.3 Sämtliche Verträge zwischen Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter (Subunternehmerverträge) müssen den Anforderungen dieses Vertrags und den gesetzlichen Vorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag genügen; dies betrifft insbesondere die Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO im Betrieb des Subunternehmers. Die Subunternehmerverträge haben darüber hinaus sicherzustellen, dass die im vorliegenden Vertrag vereinbarten Kontroll- und Weisungsbefugnisse durch den Auftraggeber in gleicher Weise und in vollem Umfang auch gegenüber dem Unterauftragsverarbeiter ausgeübt werden können. Der Auftragsverarbeiter ist im Falle einer entsprechenden Aufforderung des Auftraggebers verpflichtet, Auskunft über die datenschutzrechtlich relevanten Verpflichtungen des Subunternehmers zu erteilen und erforderlichenfalls die entsprechenden Vertragsunterlagen oder Kontroll- und Aufsichtsergebnisse sowie entsprechende Dokumentationen, Protokolle und Verzeichnisse des Auftragsverarbeiters einzusehen oder die Übermittlung dieser Unterlagen in Kopie zu verlangen.

8.4 Im Vertrag mit dem Subunternehmer ist festzuschreiben, welche Verantwortlichkeiten der Subunternehmer hat, damit der Auftraggeber diese entsprechend überprüfen kann. Ferner muss der Vertrag mit dem Subunternehmer sicherstellen, dass der Auftraggeber ggü. dem Subunternehmer zur Ausübung der gleichen Kontrollrechte, wie ggü. dem Auftragsverarbeiter berechtigt ist. Der Auftragsverarbeiter hat sicherzustellen, dass die vom Auftraggeber erteilten Weisungen auch von den Subunternehmern befolgt und protokolliert werden. Die Einhaltung dieser Pflichten wird vom Auftragsverarbeiter vor Vertragsschluss mit dem Subunternehmer und sodann regelmäßig kontrolliert und dokumentiert.

8.5 Die Weiterleitung von Daten an den Unterauftragsverarbeiter ist erst zulässig, wenn der Subunternehmer seine Pflichten nach Art. 32 Abs. 4 und 29 DSGVO ggü. den ihm unterstellten Personen erfüllt hat.

8.6 Der Auftragsverarbeiter ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch die von ihm eingesetzten Unterauftragsverarbeiter verantwortlich. Er haftet ggü. dem Auftraggeber für die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Datenschutzpflichten.

8.7 Der Auftragsverarbeiter hat sich von seinen Unterauftragsverarbeitern bestätigen zu lassen, dass diese – soweit gesetzlich vorgeschrieben – einen Datenschutzbeauftragten benannt haben. 8.8 Die Beauftragung von Subunternehmern in Drittstaaten ist nur zulässig, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO gegeben sind und der Auftraggeber zugestimmt hat.

  1. Mitteilungspflichten des Auftragsverarbeiters

9.1 Verstöße gegen diesen Vertrag, gegen die Weisungen des Auftraggebers oder gegen sonstige datenschutzrechtliche Bestimmungen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen; das gleiche gilt bei Vorliegen eines entsprechenden begründeten Verdachts. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob der Verstoß vom Auftragsverarbeiter selbst, einer bei ihm angestellten Person, einem Unterauftragsverarbeiter oder einer sonstigen Person, die er zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten eingesetzt hat, begangen wurde.

9.2 Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, den Auftraggeber bei der Erfüllung seiner gesetzlichen Informationspflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO zu unterstützen. Eigenständige Meldungen an Seite 4 von 12 Behörden oder Betroffene nach Art. 33 und 34 DSGVO darf der Auftragsverarbeiter erst nach vorheriger Weisung des Auftraggebers durchführen.

9.3 Ersucht ein Betroffener, eine Behörde oder ein sonstiger Dritter den Auftragsverarbeiter um Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung, wird der Auftragsverarbeiter die Anfrage unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten; in keinem Fall wird der Auftragsverarbeiter dem Ersuchen des Betroffenen ohne Zustimmung des Auftraggebers nachkommen.

9.4 Der Auftragsverarbeiter wird den Auftraggeber unverzüglich informieren, wenn Aufsichtshandlungen oder sonstige Maßnahmen einer Behörde bevorstehen, von der auch die Verarbeitung, Nutzung oder Erhebung der durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten betroffen sein könnten. Darüber hinaus hat der Auftragsverarbeiter den Auftraggeber unverzüglich über alle Ereignisse oder Maßnahmen Dritter zu informieren, durch die die vertragsgegenständlichen Daten gefährdet oder beeinträchtigt werden könnten.

  1. Vertragsbeendigung, Löschung und Rückgabe der Daten

Nach Abschluss der vertragsgegenständlichen Datenverarbeitung bzw. nach Beendigung dieses Vertrags hat der Auftragsverarbeiter alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Auftraggebers zu löschen oder zurückzugeben, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur Speicherung der betreffenden Daten mehr besteht (z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen). Der Auftraggeber ist berechtigt, die Maßnahmen des Auftragsverarbeiters in geeigneter Weise zu überprüfen. Hierzu ist er insbesondere berechtigt, die einschlägigen Löschprotokolle.

  1. Datengeheimnis und Vertraulichkeit

11.1 Der Auftragsverarbeiter ist unbefristet und über das Ende dieses Vertrages hinaus verpflichtet, die im Rahmen der vorliegenden Vertragsbeziehung erlangten personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln und einschlägige Geheimnisschutzregeln, denen der Auftraggeber unterliegt (z.B. § 203 StGB), zu beachten. Der Auftraggeber ist verpflichtet, den Auftragsverarbeiter bei Auftragserteilung auf ggf. bestehende besondere Geheimnisschutzregeln hinzuweisen.

11.2 Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, seine Mitarbeiter mit den einschlägigen Datenschutzbestimmungen und Geheimnisschutzregeln vertraut zu machen und sie zur Verschwiegenheit zu verpflichten, bevor diese ihre Tätigkeit beim Auftragsverarbeiter aufnehmen.

11.3 Der Auftragsverarbeiter wird die Einhaltung der in dieser Ziffer genannten Maßnahmen in geeigneter Weise dokumentieren. Die Dokumentation ist dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen.

  1. Schlussbestimmungen

12.1 Änderungen dieses Vertrags und Nebenabreden bedürfen der schriftlichen oder elektronischen Form, die eindeutig erkennen lässt, dass und welche Änderung oder Ergänzung der vorliegenden Bedingungen durch sie erfolgen soll.

12.2 Sollte sich die DSGVO oder sonstige in Bezug genommenen gesetzlichen Regelungen während der Vertragslaufzeit ändern, gelten die hiesigen Verweise auch für die jeweiligen Nachfolgeregelungen.

12.3 Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.

12.4 Sämtliche Anlagen zu diesem Vertrag sind Vertragsbestandteil.