Urlaubskonto-Typen sind die Grundlage für eine strukturierte Urlaubsverwaltung im QPlaner Zeiterfassungssystem. Sie ermöglichen es Unternehmen, verschiedene Arten von Urlaub zu kategorisieren und automatisch zu verwalten. Ob Jahresurlaub, Zusatzurlaub oder Resturlaub – mit Urlaubskonto-Typen behalten Sie den Überblick und sparen Zeit durch Automatisierung.
1. Was sind Urlaubskonto-Typen?
Urlaubskonto-Typen werden benötigt um daraus Urlaubskonten für jeden Mitarbeitenden zu erstellen.
Wichtige Abgrenzung: Urlaubskonto-Typen sind nicht für einfache Abwesenheiten wie Krankheit oder bezahlten/unbezahlten Sonderurlaub vorgesehen. Diese werden über Abwesenheits-Kategorien verwaltet und benötigen keine Guthaben-Buchungen.
2.Wie können Urlaubskonto-Typen konfiguriert werden?
So können Sie einen Urlaubskonto-Typen in der Administration erstellen:
Melden Sie sich im QPlaner an.
Klicken Sie auf Einstellungen in der dunkelblauen Navigationsleiste.
Klicken Sie auf Urlaubskonto-Typen in der zweiten weißen Navigationsleiste.
Betätigen Sie den Button "+ Neuer Urlaubskonto-Typ"
Für jeden Urlaubskonto-Typ kann eine Zahl für die Sortierung und das automatische Buchen deaktiviert/aktiviert werden.
Automatisches Buchen: Wenn aktiviert, dann weist QPlaner beim Erstellen eines Urlaubseintrags das passende Urlaubskonto nach Urlaubskonto-Typ automatisch dem Urlaubseintrag zu.
Sortierung: Beim automatischen Buchen wird die Sortierung berücksichtigt. D.h. hat ein Resturlaubskonto als Sortierung eine "1" wird immer zuerst der Resturlaub verbucht und dann erst der Jahresurlaub mit Sortierung "2".
3. Anfangsguthaben/Kontingent für Mitarbeitende einrichten
Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie das Kontingent von Urlaubstagen für Mitarbeitende individuell steuern. So gehen Sie vor:
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Konfiguration
1. Benutzerdefiniertse Felde für Urlaubsanspruch anlegen:
Gehen Sie zu: Einstellungen → Benutzerdefinierte Felder
Erstellen Sie ein neues Feld, z.B.:
Kategorie: Mitarbeiter
Unterkategorie: Zeiterfassung
Name: Jahresurlaub Anspruch
Typ: Ganzzahl
Einheit: Dezimal, 2 Kommastellen
2. Benutzerdefiniertes Feld im Urlaubskonto-Typ zuweisen:
Bearbeiten oder erstellen Sie einen Urlaubskonto-Typ (z.B. „Jahresurlaub“)
Im Abschnitt "benutzerdef. Feld" wählen Sie das eben angelegte benutzerdefiniertes Feld aus
3. Wert pro Mitarbeitenden eintragen:
Wählen Sie einen Mitarbeitenden in den Profilen aus
Navigieren Sie zum Reiter "Zeiterfassung"
Fügen Sie das benutzerdefinierte hinzu
Tragen Sie im Feld „Jahresurlaub Anspruch“ die gewünschte Zahl an Urlaubstagen ein (z.B. 28 oder 30)
4. Urlaubskonten erstellen:
Beim anlgen von Urlaubskonten für alle/einzelne Mitarbeitende, übernimmt QPlaner für jeden Mitarbeitenden den eingetragenen Wert als Anfangsguthaben. Hierfür folgen Sie bitte der Anleitung in 4.1. oder 4.2. im nächsten Abschnitt.
4. Wie können aus Urlaubskonto-Typen Urlaubskonten für Mitarbeitenden erstellt werden?
4.1. Urlaubskonto für einzelne Mitarbeitende erstellen
In den Mitarbeiter-Profilen unter "Zeiterfassung" kann jedem einzelnen Mitarbeitenden das Urlaubskontingent und Gültigkeitszeitraum für jeden Urlaubskonto-Typ hinterlegt werden.
Klicken Sie auf Profile in der dunkelblauen Navigationsleiste.
Wählen Sie einen Mitarbeitenden aus
Klicken Sie auf Zeiterfassung
Klicken Sie auf den Button "+ Urlaubskonto erstellen"
Tragen Sie die gewünschten Daten ein
TIPP: Ist wie wie 3. Anfangsguthaben/Kontingent für den Mitarbeitenden ein Anfangsguthaben hinterlegt, so wird dies im Urlaubskonto-Dialog automatisch vorausgefüllt.
4.2. Urlaubskonto für alle Mitarbeitende erstellen
Möchten Sie für alle Mitarbeitende Urlaubskonten mit einem Klick hinterlegen, so können Sie dies über die Listenansicht Urlaubskonto vornehmen:
Klicken Sie auf Urlaubskonten in der dunkelblauen Navigationsleiste.
Klicken Sie auf den Button "+ Neue Urlaubskonten für alle Mitarbeiter"
Tragen Sie die gewünschten Daten ein
TIPP: Ist wie wie 3. Anfangsguthaben/Kontingent für die Mitarbeitende ein Anfangsguthaben hinterlegt, so werden bei den Mitarbeitenden mit Anfangsguthaben dieses Guthaben bei der Urlaubserstellung verwendet.