Die Zeiterfassung in QPlaner arbeitet mit einem dreistufigen System: Aus jedem Klick (Stempelaktion) werden automatisch Zeitspannen (Stempelintervalle) berechnet, die dann zur finalen Arbeitszeit (gewertete Zeit) für die Lohnabrechnung verarbeitet werden. Dabei fügt die QPlaner Software, je nach Einstellung, automatisch Pausen, Rüst- und Abrüstzeiten ein und wendet weitere Unternehmensregeln an.
Dieser Artikel erklärt alle drei Stufen im Detail und zeigt, wo die Daten zu finden sind und wie Korrekturen vorgenommen werden können.
1. Überblick: Von Stempelaktion zur Abrechnung
QPlaner verarbeitet die Zeiterfassung in drei aufeinander aufbauenden Stufen um eine vollständige Dokumentation und Nachvollziehbarkeit zu gewähleisten. In folgender Übersicht erhalten Sie einen Überblick der 3 Stufen: Stempelaktionen, Stempelintervalle und gewertete Zeit:
1.1. Stempelaktionen im Detail
Was ist eine Stempelaktion?
Definition: Jeder einzelne Klick/Tap die Mitarbeitende über die App, Software oder Terminal in der Zeiterfassung tätigen, ist eine Stempelaktion.
Arten von Stempelaktionen
Aktion | Verwendung | Beispiel |
Einstempeln | Arbeitsbeginn | 08:00 Ein → Arbeitszeit |
Typ wechseln | Aktivität z.B. Stempel-Typ ändern | 12:00 → Pause |
Ausstempeln | Arbeitsende | 17:00 Aus |
Was wird bei jeder Aktion gespeichert?
Zeitstempel: 15.01.2024, 08:00:23 Uhr (sekundengenau)
Stempeltyp: Arbeitszeit, Pause, Außentermin, etc.
Kommentar: Optionale Notiz
Gerät: Mitarbeiter-App, PC-Terminal, Browser
Zusatzdaten: Kilometer, Ressourcen (je nach Typ)
Erstellt am/von: Name der erstellenden Person
Gelöscht am/von: Name der Person, die Löschung vornahm
1.2 Stempelintervalle im Detail
Was ist ein Stempelintervall?
Definition: Zeitspanne zwischen zwei aufeinanderfolgenden Stempelaktionen plus automatische Ergänzungen des Systems.
Wie entstehen Stempelintervalle?
Stempelintervalle entstehen aus Stempelaktionen:
08:00 Stempelaktion "Arbeitszeit" → 12:00 Stempelaktion "Pause" Stempelintervall: 08:00-12:00 (4h Arbeitszeit)
Plus automatische Ergänzungen, wie z.B.:
Automatische Pausen
Rüstzeiten und Abrüstzeiten
weitere Unternehmensregeln
Intervall-Status von Stempelintervallen
Geschlossen: Start + Ende vorhanden (z.B. 08:00 - 12:00)
Offen: Nur Start, Mitarbeiter ist aktuell noch eingestempelt (z.B. 14:00 - Offen)
1.3. Gewerte Zeit im Detail
Was ist die gewertete Zeit?
Definition: Die finale, abrechnungsrelevante Arbeitszeit nach Anwendung aller Unternehmensregeln.
Übernahme von Stempelintervallen
Normalfall
Gewertete Zeit entspriche den Stempelintervalle 1:1, mit Zuordnung, welche Stempel-Typen bezahlt bzw. unbezahlt sind z.B. Pausen.
Verschneidung mit Rahmen- und Kernarbeitszeit
Liegen bestimmte Rahmen- und Kernarbeitszeit mit einer konfigurierten Auswirkung auf die gewertete Zeit, so kann die gewertete Zeit mit diesen Einstellungen verschnitten werden. Um z.B. eine Zeit erst als gültig zu werten, wenn diese innerhalb der Rahmenarbeitszeit liegt, z.B.:
Gestempelt: 07:30-16:30 (9h)
Zeitfenster-Regel: Rahmenarbeitszeit beginnt um 08:30
Gewertet: 08:30-17:30 (8h)
Verschneidung mit Schichtplanung
Wenn der Stempel-Typ Modus "Arbeitszeit zählt nur wenn Arbeitszeit im Kalender hinterlegt ist" aktiv ist und es ist zusätzlich das Module der Schichtplanung oder Dienstplanung aktiv, so kann die gewertete Zeit mit den geplanten Zeiten im Kalender verschnitten werden, z.B.:
Gestempelt: 08:00-17:15
Im Kalender geplant: 09:00-17:00
Gewertet: 09:00-17:00
2. Stempelaktionen, Stemeplintervalle und gewertete Zeit im QPlaner einsehen
Die Stempelaktionen, Stempelintervalle und die gewertete Zeit kann in der Arbeitszeitvalidierung eingesehen werden. Stempelintervalle und die gewertete Zeit können über die Statistiken und Dashboards eingesehen werden.
Arbeitszeitvalidierung
In der Arbeitszeitvalidierung können Sie die Stemeplintervalle und die gewertete Zeit graphisch einsehen und die Stempelaktionen in tabellarischer Form. Hier für navigieren Sie zu:
Melden Sie sich im QPlaner an.
Klicken Sie auf Arbeitszeitvalidierung in der dunkelblauen Navigationsleiste.
Sie sehen nun die Stempelintervalle und gewertete Zeit graphisch
Klicken Sie auf "Stempelzeit" um die Historie einzusehen
Wählen Sie "Stempelaktion" oder "Stempelintervall" im Dialog für das Einsehen der Daten
3. Häufige Fragen
"Warum sind plötzlich Pausen da, die nicht gestempelt wurden?"
Antwort: Das System fügt je nach Einstellung automatisch Pausen in Stempelintervalle ein. Die Originaldaten bleiben in den Stempelaktionen erhalten und sind weiterhin nachvollziehbar und korrekt dokumentiert.
"Warum ist weniger Arbeitszeit vorhanden als gestempelt?"
Antwort: Dies liegt meist an einer Konfiguration an automatischen Abzügen, z.B.:
Automatische Pausen
Arbeitszeit-Fenster beschränken die Wertung
Arbeitszeit wird nur innerhalb geplanten Kalendereinträgen gewertet
Vorlaufzeiten, z.B. 5 Minuten sind konfiguriert
"Warum ist mehr Arbeitszeit vorhanden als gestempelt?
Antwort: Dies liegt meist an der Konfiguration automatische Zurechnungen, z.B.:
Rüstzeiten und Abrüstzeiten wurden automatisch hinzugefügt
"Können automatische Anpassungen geändert werden?"
Antwort: Ja! Automatischen Stempelintervalle können bearbeitet oder gelöscht werden. Werden automatische Regeln in den Einstellungen angepasst ist unter Umständen eine neue Bewertung der Zeiterfassung nötigt.
"Was sind 'offene Intervalle?"
Antwort: Stempelintervalle ohne Endzeit - entstehen wenn der Mitarbeiter aktuell eingestempelt ist. Diese werden z.B. als "08:00-Offen" angezeigt.