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Fehlerliste der Zeiterfassung

Zeiterfassungsfehler beheben: Komplette Anleitung zur Fehlerliste, Warnungen und Freigabeprobleme. Mit Schritt-für-Schritt Erklärung zur Lösung von häufigen Fehlern.

Vor über 2 Monaten aktualisiert

Die Fehlerliste der Zeiterfassung in QPlaner ist Ihr zentrales Werkzeug, um alle Probleme mit der Zeiterfassung schnell zu finden und systematisch zu beheben. Das System prüft automatisch verschiedene Regeln und Vorschriften und warnt Sie rechtzeitig vor kritischen Situationen.
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Welche Zeiterfassungsprobleme werden erkannt?

  • Zeiterfassungsfehler - Probleme, die Genehmigungen blockieren

  • Arbeitszeit-Warnungen - Verstöße gegen Arbeitsschutzgesetze

  • Fehlende Freigaben - Nicht freigegebene Arbeitstage

  • Buchungsfehler - Probleme mit Zeitkonten und Zuschlägen
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1. Fehlerliste öffnen

So öffnen Sie die Fehlerliste in 3 einfachen Schritten:

  1. Melden Sie sich im QPlaner an.

  2. Klicken Sie auf Fehlerliste in der dunkelblauen Navigationsleiste.

  3. Die Liste mit allen Zeiterfassungsproblemen wird automatisch geladen.

Fehlerliste des Zeiterfassungsprogramms von QPlaner mit Warnungen, Fehlern und Verstöße in der Zeiterfassung. (Software Bildschirmfoto)




2. Zeiterfassungsfehler filtern und eingrenzen

Nutzen Sie die aktuelle Ansicht für einen Überblick und die erweiterten Filterfunktionen zur gezielten Problemsuche:
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2.1 Zeitraum für Fehlerbehebung eingrenzen

  • Von/Bis-Datum: Konzentrieren Sie sich auf aktuelle Zeiterfassungsprobleme

  • Tipp: Beginnen Sie mit dem aktuellen Monat für dringende Zeiterfassungsfehler

2.2 Betroffene Mitarbeiter bei Zeiterfassungsproblemen finden

  • Einzelne Mitarbeiter: Suchen Sie nach spezifischen Zeiterfassungsfehlern

  • Mitarbeitergruppen: Beheben Sie Team-weite Zeiterfassungsprobleme

  • Alle Mitarbeiter: Überblick über alle Zeiterfassungsfehler im Unternehmen

2.2 Zeiterfassungsfehler nach Typ filtern

Kritische Zeiterfassungsfehler

Diese Fehler blockieren Genehmigungen und haben höchste Priorität:

  • Abwesenheiten überlappen sich.

  • Stempelzeiten überlappen mit Abwesenheiten

  • Der Tag beginnt oder endet mit einer Pause.

  • Fehlender Abrechnungszeitraum für Zuschlagsberechnung

  • Fehlendes Zeitkonto

  • Mehrere Abwesenheiten überschreiben die Soll-Arbeitszeit

  • Mehr als eine Schicht

  • Mehr als ein Urlaub

  • Zuschläge/Zulagen/Auslösen gebucht, obwohl krank gemeldet

  • Zuschläge/Zulagen/Auslösen wurden gebucht, obwohl nicht erlaubt

  • Zeitkontenbuchungen haben den Schwellenwert überschritten

  • Arbeitszeiten überlappen sich

Arbeitszeit-Warnungen

Diese Zeiterfassungsprobleme weisen auf mögliche Gesetzesverstöße oder Buchungsfehler hin:

  • Maximale Arbeitszeit überschritten

  • Pause muss am Stück sein

  • Pausenzeit verletzt

  • Ruhezeit verletzt

  • Urlaub ohne Urlaubskonto

  • Zeitkonto liegt unter dem Mindestwert

  • Zeitkonto enthält positive Buchungen nach dem angegebenen Datum

  • Eingestempelt außerhalb der Rahmenarbeitszeit

Freigabehinweis nach Level

Diese Hinweise, zeigen an, welche Level (Nutzergruppen) bestimmte Zeiterfassungstage noch nicht bestätigt haben, z.B:

  • Nicht freigegeben Level 1 - Mitarbeiter hat noch nicht zugestimmt

  • Nicht freigegeben Level 2 - Abteilungs-/Teamleiter hat noch nicht zugestimmt

  • Nicht freigegeben Level 3 - HR/Abrechnung hat noch nicht zugestimmt

Hinweis: Die jeweiligen Nutzergruppen können Sie je nach Berechtigung in den Freigabeeinstellungen definieren und hinterlegen.


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3. Fehlerliste in Statistiken & Dashboards anzeigen

Wenn Sie Zeiterfassungsfehler direkt neben den Arbeitszeitdaten sehen möchten, integrieren Sie Fehlermeldungen in Ihren Statistiktabellen und fassen Sie Ihre Ansichten in Dashboards zusammen.

Eine integration der Fehlerliste in die Statistik wird empfohlen, da:

  • Kontextuelle Fehlerbehebung - Arbeitszeiten und Probleme parallel sehen

  • Schnellere Zeiterfassungskorrektur - Direkte Zusammenhänge erkennen

  • Effiziente Problemlösung - Ursache und Wirkung auf einen Blick

3.1. Zeiterfassungsfehler in Statistiken aktivieren

  1. Melden Sie sich im QPlaner an.

  2. Gehen Sie zum Menüpunkt Statistiken in der dunkelblauen Navigationsleiste.

  3. Wählen Sie eine Statistiktabelle für Zeiterfassungsdaten.

  4. Klicken Sie auf Tabelle bearbeiten.

  5. Fügen Sie "+ Neue Spalte" Fehler-Spalte hinzu.

  6. Wählen Sie "QZeit Warnungen" als Datenquelle.

  7. Wechseln Sie zum Auswertungsmodus um die Statistik einzusehen.

Tipp: Haben Sie eine große Statistik mit vielen Spalten, so können Sie die Fehler und bestimmte Zeiterfassungsdaten in einer Sammelspalte zusammen fassen.
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Zeiterfassungsauswertung des QPlaner Zeitwirtschafts-Systems mit integrierten Warnungen bzgl. Arbeitszeitüberschreitung, Ruhezeiten uvm. (Software Bildschirmfoto)


4. Zeiterfassungsfehler in der App finden (Mitarbeiter)

Ihre Mitarbeiter können ihre eigenen Zeiterfassungsfehler direkt in der QPlaner Mitarbeiter App einsehen und teilweise selbst korrigieren. Das entlastet Sie als Führungskraft und beschleunigt die Problemlösung erheblich.

So finden Mitarbeitende Zeiterfassungsfehler und Warnungen:
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​Native App

  1. QPlanen Mitarbeiter App auf dem Smartphone öffnen.

  2. "Auswertung" → "Historie" aufrufen.

  3. Ausrufezeichen Icon - Tagen mit Fehlern oder Warnungen sind mit einem. farbigen Ausrufezeichen Icon markiert.

  4. Zeiterfassungstag öffnen durch öffnen eines einzelnen Tages wird die genaue Fehlerbeschreibung angezeigt.
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Auzug von Warnungen und Fehler bzgl. Arbeitszeitüberschreitungen, Ruhezeitverletzungen etc. aus der QPlaner Mitarbeiter App für Zeiterfassung. (App Bildschirmfoto)

Webportal

  1. QPlaner Webportal der Mitarbeiter App aufrufen unter: app.qplaner.de

  2. "Zeiterfassung" -> "Historie" aufrufen.

  3. Die nächsten Schritt entsprechen Schritt 3. und 4. der Nativen App.
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4. Häufige Zeiterfassungsfehler beheben - Schritt-für-Schritt Anleitung

Hier finden Sie konkrete Lösungsanleitungen für die häufigsten Zeiterfassungsprobleme.
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​Hinweis: QPlaner stellt eine vollständige Dokumentation und Historie über Stempelzeiten (Stempelaktionen und Stempelintervalle) und gewertete Arbeitszeiten bereit. Somit können alle Bearbeitungen und Behebungen direkt nachverfolgt werden und erfüllt somit die Vorschriften bezüglich der Dokumentation des Arbeitsschutzes.
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4.1 "Maximale Arbeitszeit überschritten" beheben

Zeiterfassungswarnung: Mitarbeiter hat die tägliche Höchstarbeitszeit überschritten.
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​Tritt auf wenn: Mitarbeiter, nicht korrekt gestempelt hat oder Mitarbeiter länger als die tägliche Höchstarbeitszeit gearbeitet hat.


​Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Arbeitszeiten überprüfen: Tatsächliche vs. erfasste Stunden vergleichen (Arbeitszeitvalidierung)

  2. Fehlerhafte Buchungen korrigieren: Falsche Ein-/Ausbuchungen löschen

  3. Überschreitungsgrund dokumentieren: Bei korrekten Zeiten im Feld "Vermerk" in der gewerteten Zeit eine Überschreitungsgrund hinterlegen.

4.2 "Eingestempelt während Abwesenheit" korrigieren

Zeiterfassungsproblem: Mitarbeitender ist trotz Urlaub, Krankheit oder anderen Abwesenheiten in der Zeiterfassung eingestempelt.
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​Tritt auf wenn: Mitarbeitender während des Zeitraums einer Abwesenheit gestempelt hat.
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Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Abwesenheitszeitraum und Stempelzeitraum prüfen: Einsehen der Überschneidung in der Arbeitszeitvalidierung

  2. Überschneidung identifizieren: Abwesenheiten können Minutengenau eingetragen werden, erkrankt ein Mitarbeitender untertägig z.B. ab 12:00 kann die Abwesenheit so eingetragen werden, dass diese erst ab 12:00 beginnt und sich nicht mit der vorrangehenden Stempelzeit überschneidet.

  3. Fehlerhafte Einträge löschen: Inkorrekte Ein-/Ausstempelungen anpassen

  4. Abwesenheitszeiträume korrigieren: Falls Abwesenheitszeiträume nicht korrekt sind, korrigieren

4.3 "Nicht freigegeben: Level 1, 2,3" - Freigabenprobleme lösen

Zeiterfassungsproblem: Arbeitstage sind nicht oder können nicht durch alle notwendige Nutzergruppen freigeben werden.

Tritt auf wenn: Fehler in der Zeiterfassung vorliegen, welche eine Freigabe verhindern oder bei einer hierarchischen Freigabeeinstelllung eine Nutzergruppe das Level zuvor nicht freigegeben hat.
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Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Fehler identifizieren: Liegen Fehler in der Zeiterfassung vor, so können Arbeitstage nicht freigegeben werden

  2. Fehler in der Zeiterfassung beheben: Beheben Sie alle Zeiterfassungsfehler

  3. Freigeben: Sind alle Fehler behoben, können die Arbeitstage freigegeben werden

  4. Hierarchische Freigabe berücksichtigen: Ist eine hierarchische Freigabe konfiguriert so muss zuerst das Level 1 -> Level 2 und dann Level 3 freigeben

Tipp: Richten Sie eine automatische Erinnerungen für Mitarbeiter, Teamleiter und weitere Nutzergruppen ein um einen schnellen Genehmigungsprozess sicherzustellen.
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4.4 "Pausenzeit-Verletzung" beheben

Zeiterfassungsproblem: Gesetzliche oder betriebliche Pausenregelungen wurden nicht eingehalten.
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​Tritt auf wenn: Mitarbeitende übersehen hat eine Pause zu stempeln, oder wenn die hinterlegten Pausenregelungen nicht eingehalten wurden.


​Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Pausenzeiten analysieren: Dauer und Zeitpunkte der Pausen prüfen (Arbeitszeitvalidierung)

  2. Vergessene Pausen ergänzen: Wurden Pausenbuchungen nicht hinterlegt, können diese durch Sie oder Mitarbeitenden nachgetragen werden

  3. Mitarbeiterschulung: Pausenregeln und Einhaltung kommunizieren

Tipp: Im QPlaner können Sie individuelle Pausenwarnungen und automatische Pausenabzüge konfigurieren.
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