Unter betriebsoptimierter Personaleinsatzplanung (BOP) verstehen wir einen neuen Ansatz bei der Personaleinsatzplanung, der nicht mehr basierend auf Schichten plant, sondern rein auf den Betriebs- und Mitarbeiterdaten arbeitet. Damit funktioniert die BOP grundlegend anders als das starre und das flexible Schicht-System.

Als Betriebsdaten bezeichnen wir dabei zunächst die Aufteilung des Betriebs in verschiedene Arbeitsbereiche und Tätigkeiten. Für jede Tätigkeit kann festgelegt werden, wie viele Mitarbeiter zu einer bestimmten Uhrzeit an einem bestimmten Wochentag mindestens und höchstens arbeiten sollen. Zusätzlich können Wunschzeiträume definiert werden, die präferiert belegt werden sollen, falls zu viel Personal verfügbar ist. Auch kann eine Auslastung, z.B. wie viele Kunden sind zu welcher Zeit im Betrieb, hinterlegt werden. Die Auslastung wird bei der Mitarbeiterverteilung automatisch berücksichtigt.

Die Mitarbeiterdaten sind einerseits vertraglich und gesetzlich festgelegte Arbeitszeit- und Pausen-Regelungen und andererseits individuelle Wünsche der Mitarbeiter zu Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Fairness. Mitarbeiter-Wünsche können z.B. freie Abende, freie Wochentage oder Splitdienst umfassen. Zudem kann für jeden Mitarbeiter festgelegt werden, in welchen Arbeitsbereichen er oder sie tätig werden darf und wie lange diese Tätigkeit am Stück oder insgesamt in einer Woche ausgeführt werden soll. So ist es möglich Mitarbeiter auch Tätigkeits-übergreifend einplanen zu lassen.

Die Vorteile der betriebsoptimierten Dienstplanung haben wir für Sie zusammengefasst:

• Mitarbeiter wissen nicht nur WANN, sondern auch WAS sie arbeiten sollen. Ein betriebsoptimierter Dienstplan gibt den Angestellten nicht nur die Arbeitszeiten vor, sondern plant auch für jeden Mitarbeiter die Tätigkeiten mit ein. So kann während einer längeren Arbeitseinheit trotzdem die Tätigkeit gewechselt werden. Dies ermöglicht es, Stoßzeiten effizient abzudecken und einen abwechslungsreichen Arbeitstag zu gestalten.
• Möglichst kurze Pausen und Vermeidung von Splitdienst. Die BOP plant Pausen nicht implizit als Teil der Schichten mit, sondern berücksichtigt die individuellen Pausenregelungen jedes einzelnen Mitarbeiters und legt darauf basierend die Pausen fest. So können Splitdienst und die Dauer von Mittagspausen individuell eingestellt werden. Gleichzeitig werden unnötige Pausen so weit wie möglich reduziert. Im besten Fall kann dadurch auch ein Splitdienst wegfallen. Mittagspausen bleiben dabei immer lang genug, je nach individueller Pausenregelung.
• Ersatz während (Mittags-)Pausen. Die BOP kann auch Ersatz für Mittagspausen finden und einplanen. Auf diese Weise wird jedem Mitarbeiter eine Mittagspause ermöglicht, ohne dass wichtige Arbeitsbereiche währenddessen unbesetzt bleiben.
• Meetings und andere Termine werden in Planung berücksichtigt. Da nicht in Schichten geplant wird, können auch Termine mit in die Planung integriert werden. Während einige Mitarbeiter im Meeting sind, kann so Ersatz für diese gefunden werden, wenn dies gewünscht ist. Gleichzeitig wird die “normale Arbeit” um die Meetings gelegt, um überflüssige Pausen vor bzw. nach einem Termin zu vermeiden.
• Kein manuelles Anpassen des Dienstplans bei Abwesenheiten und Urlaub nötig. Kürzere Abwesenheiten (z.B. Arzt-Besuche) können problemlos im Dienstplan berücksichtigt werden, ohne Schichten anpassen zu müssen oder nachträglich den Dienstplan anzupassen. Urlaub kann als ganztägige Abwesenheit genauso in den Dienstplan integriert werden. Im Fall einer Unterbesetzung werden die Arbeitsbereiche dann nach ihrer Priorisierung belegt.
• Auf den Betrieb abgestimmte Planung von Über- und Unterstunden. Wenn für einen Mitarbeiter Über- oder Unterstunden geplant werden sollen, so wird dies entsprechend im Dienstplan berücksichtigt. Der Mitarbeiter wird dadurch aber nicht immer eine ganze Schicht mehr oder weniger arbeiten, sondern je nach Betriebs- und Mitarbeitereinstellungen auch nur kürzere Zeiträume an mehreren Tagen. Der Dienstplan wird so mitarbeiterfreundlich, da Wünsche besser berücksichtigt werden können. Selbstverständlich kann aber auch ein ganzer Tag freigegeben oder fest eingeteilt werden.
• Bessere Kundenbetreuung durch Optimierung nach Auslastung. Der Grundsatz lautet hier: Wenn viel Arbeit zu erledigen ist, dann sollen viele Mitarbeiter anwesend sein, und umgekehrt: wenn wenig Arbeit zu erledigen ist, dann sollen wenige Mitarbeiter anwesend sein. Je nach Branche entspricht dies also dem dynamischen Kundenstrom über den Tag, der Menge an Kundenanfragen oder der Auftragslage. Bei der BOP kann die Auslastung des Betriebs automatisch berücksichtigt werden, ohne Schichten verschieben zu müssen. Mit einem starren Schichtplan-System ist dies unmöglich, bei einem dynamischen Schicht-System nur unter großem Aufwand.
• Kostenoptimierung durch Reduktion von Überbesetzungen. Durch die betriebsoptimierte Dienstplanung gehören Überbesetzungen der Vergangenheit an. Für den Fall, dass in einer Woche zu viel Personal vorhanden ist werden auf Wunsch des Personalplaners automatisch Unterstunden fair auf die Mitarbeiter verteilt. Diese werden dann auch auf Wunsch vollautomatisch in Wochen mit geringerer Besetzung abgebaut.
• Optimierung der Mitarbeiterbelegschaft Ineffizienzen in der aktuellen Belegschaft fallen bei der betriebsoptimierten Dienstplanung direkt auf. Durch die objektive Berechnung anhand der Betriebsdaten werden diese statistisch erfasst und Änderungsvorschläge gegeben. So lassen sich auf Dauer die betrieblichen Anforderungen bestmöglich erfüllen und damit auch die Personalkosten optimieren.
• Sie behalten die volle Kontrolle. Die BOP kann Ihnen Frustration und Stress bei der Erstellung des Dienstplans abnehmen und gleichzeitig Ihren Personaleinsatz effizient auf Ihre Betriebsdaten optimierten und Kosten senken. Auch bei einer vollautomatischen Lösung behalten Sie immer die Kontrolle. Sie können Ihre Betriebsdaten, Mitarbeiterdaten und Anforderungen individuell einstellen und Tätigkeitsbereiche priorisieren.

4. Betriebsoptimierte Dienstplanung mit dem QPlaner