Good bye Schichtplanung! Was die betriebsoptimierte Dienstplanung besser macht

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Schichtpläne werden schon sehr lange zur Personalplanung eingesetzt. Dies liegt wahrscheinlich vor allem an ihrem einfachen Aufbau und ihrer schnell verständlichen Struktur. Dabei können Schichtpläne oft weder die tatsächliche Komplexität des Betriebs abbilden, noch die modernen Anforderungen der Arbeitszeitflexibilisierung erfüllen. Zudem sind Schichtpläne meist nicht besonders mitarbeiterfreundlich, da auf individuelle Wünsche kaum eingegangen werden kann.

Stattdessen möchten wir Ihnen in diesem Artikel eine neue Form der Personaleinsatzplanung vorstellen: Die betriebsoptimierte Dienstplanung. Diese basiert nicht mehr auf Schichten, kann dafür aber viel besser auf den Betrieb und die Mitarbeiter abgestimmt werden. Bevor wir jedoch die betriebsoptimierte Dienstplanung detailliert erklären, möchten wir Ihnen zunächst einen Rückblick auf die klassische Schichtplanung geben.

Was ist ein Schichtplan?

Im einfachsten Fall setzt ein Unternehmen auf das klassische Zweischichtsystem mit zwei 8-Stunden-Schichten. Dadurch kann der Betrieb 5 Tage die Woche für jeweils 16 Stunden täglich ausgelastet werden. Für dieses Beispiel nehmen wir Öffnungs- bzw. Betriebszeiten von 6:00 bis 22:00 an, d.h. Schichtwechsel ist um 14:00 Uhr.

Schichtplanung im Zweischicht-System mit Früh- und Spätschicht.
Schichtplanung im Zweischicht-System mit Früh- und Spätschicht.

Der Schichtplan ist einfach strukturiert und schnell verständlich. Gerade wegen seiner Einfachheit stößt der starre Schichtplan schnell an seine Grenzen. Einige dieser Probleme möchten wir nun genauer erläutern:

Das flexible Schichtplan-System

Das flexible Schichtplan-System stellt eine Erweiterung des starren Systems dar, da nun Schichten frei verteilt werden können. Statt nur 2 oder 3 Schichten mit fester Dauer werden nun auch kürzere Schichten zu anderen Uhrzeiten vorgegeben und belegt. Das flexible System ermöglicht es somit passendere Arbeitszeiten für die Teilzeitkräfte, Aushilfskräfte und Azubis zu planen. Zudem können Wünsche, durch die größere Anzahl an Schichten, etwas besser berücksichtigt werden. Für Betriebe, welche von äußeren Faktoren z.B. Kundenströme abhängig sind, bietet das flexible Schichtplan-Systems die Möglichkeit den Bedarf des Mitarbeitereinsatzes nach den Kunden auszurichten.

Flexible Schichtplanung: Die einzelnen Schichten werden an Betrieb und Mitarbeiter angepasst.
Flexible Schichtplanung: Die einzelnen Schichten werden an Betrieb und Mitarbeiter angepasst.

Was nun aber häufig passiert: Passt ein Mitarbeiterwunsch, eine Abwesenheit oder eine Mittagspause nicht in den bestehenden Schichtplan, so müssen immer weitere Schichten für diesen bestimmten Zweck angelegt werden. Der Ersteller des Dienstplans denkt also den Schichtplan bereits vor. Wird nun eine Software zur (teil-)automatisierten Belegung dieses Schichtplans eingesetzt, so hat diese meist keine andere Möglichkeit, als die Schichten genau so zu belegen, wie dies bereits vom menschlichen Planer vorgedacht wurde. Letztendlich wird so verhindert, dass das Personal möglicherweise effektiver eingesetzt wird.

Das flexible Schichtsystem bringt auch einige Probleme mit sich, die wir nun genauer erläutern möchten:

Was macht die betriebsoptimierte Dienstplanung besonders?

Unter betriebsoptimierter Personaleinsatzplanung (BOP) verstehen wir einen neuen Ansatz bei der Personaleinsatzplanung, der nicht mehr basierend auf Schichten plant, sondern rein auf den Betriebs- und Mitarbeiterdaten arbeitet. Damit funktioniert die BOP grundlegend anders als das starre und das flexible Schicht-System.

Als Betriebsdaten bezeichnen wir dabei zunächst die Aufteilung des Betriebs in verschiedene Arbeitsbereiche und Tätigkeiten. Für jede Tätigkeit kann festgelegt werden, wie viele Mitarbeiter zu einer bestimmten Uhrzeit an einem bestimmten Wochentag mindestens und höchstens arbeiten sollen. Zusätzlich können Wunschzeiträume definiert werden, die präferiert belegt werden sollen, falls zu viel Personal verfügbar ist. Auch kann eine Auslastung, z.B. wie viele Kunden sind zu welcher Zeit im Betrieb, hinterlegt werden. Die Auslastung wird bei der Mitarbeiterverteilung automatisch berücksichtigt.

Die Mitarbeiterdaten sind einerseits vertraglich und gesetzlich festgelegte Arbeitszeit- und Pausen-Regelungen und andererseits individuelle Wünsche der Mitarbeiter zu Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Fairness. Mitarbeiter-Wünsche können z.B. freie Abende, freie Wochentage oder Splitdienst umfassen. Zudem kann für jeden Mitarbeiter festgelegt werden, in welchen Arbeitsbereichen er oder sie tätig werden darf und wie lange diese Tätigkeit am Stück oder insgesamt in einer Woche ausgeführt werden soll. So ist es möglich Mitarbeiter auch Tätigkeits-übergreifend einplanen zu lassen.

Betriebsoptimierte Dienstplanung: Vollautomatische KI-gestützte Planung nach Betriebsdaten (Arbeitsaufwand, Anforderungen) und Mitarbeiterdaten (Verträge, Wünsche, Termine, Abwesenheiten).
Betriebsoptimierte Dienstplanung: Vollautomatische KI-gestützte Planung nach Betriebsdaten (Arbeitsaufwand, Anforderungen) und Mitarbeiterdaten (Verträge, Wünsche, Termine, Abwesenheiten).

Die Vorteile der betriebsoptimierten Dienstplanung haben wir für Sie zusammengefasst:

Betriebsoptimierte Dienstplanung mit dem QPlaner

Wir haben Ihr Interesse zur betriebsoptimierten Personaleinsatzplanung geweckt? Mit dem QPlaner haben wir eine moderne, KI-gestützte Software für die Fitnessbranche, den Einzelhandel, Gastronomie-Betriebe und die Industrie entwickelt. Der QPlaner setzt dabei gänzlich auf die betriebsoptimierte Personaleinsatzplanung und deren Vorteile.

Im QPlaner läuft die betriebsoptimierte Dienstplanungen vollautomatisch ab. Vollautomatisch heißt: sind alle Grunddaten, die Betriebsdaten und Mitarbeiterdaten, hinterlegt und alle wöchentlichen Besonderheiten Urlaub, Termine, etc. eingetragen reicht ein Knopfdruck um einen perfekten Dienstplan zu erhalten. Hierbei optimiert die QPlaner-Technologie die Mitarbeiterdaten auf die Betriebsdaten.

Im Software-Paket sind neben der optimierenden vollautomatischen Dienstplanung außerdem eine vollständig digitale Zeiterfassung mit automatischer Über- und Unterstunden-Berechnung und eine Mitarbeiter-App enthalten. Gerne zeigen wir Ihnen den QPlaner in einer unverbindlichen Online-Demo: Online-Demo buchen.


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Quellen:


  1. Arbeitszeitgesetz (ArbZG), § 5 Ruhezeit ↩︎

  2. Arbeitszeitgesetz (ArbZG), § 4 Ruhepausen ↩︎