Die Qualifikationsmatrix hat unterschiedliche Einsatzgebiete in der strategischen Personalentwicklung oder auch in der Personaleinsatzplanung und somit in der Dienstplanung oder Schichtplanung. In diesem Lexikoneintrag beziehen wir uns auf die Definition, das Erstellen und die Software gestützte Umsetzung von Qualifikationsmatrizen in der Personaleinsatzplanung.

Häufig wird die Qualifikationsmatrix auch Kompetenzmatrix, Skillmatrix oder einfach Planung nach Qualifikationen bzw. Mitarbeiterqualifikationen genannt. Die Qualifikationsmatrix zeigt eine übersichtliche Darstellung des Verhältnisses von Mitarbeiter*innen zu bestimmten Qualifikationen, Arbeitsschritten oder Aufgaben im Unternehmen.

Eine Qualifikationsmatrix können Sie in jedem Tabellenkalkulationsprogramm erstellen. Öffnen Sie hierzu ein neues Blatt und starten Sie mir der Erstellung der Qualifikationsmatrix Ihrer Mitarbeiter*innen.

Die nachfolgende Grafik zeigt ein Beispiel einer Qualifikationsmatrix in vereinfachter Form. Hier zeigt die Farbe die Qualifikations-Höhe an, welche z.B. auch mit Zahlen gekennzeichnet werden könnte.

Wenn Ihre Mitarbeiter*innen in einem Schichtsystem arbeiten setzen Sie auch die Qualifikationsplanung am Besten mit einer Schichtplanung um. Für die Dienstplanung empfiehlt sich die Qualifikationsplanung an z.B. die Betriebszeiten oder Öffnungszeiten zu koppeln. Bei beiden Methoden der Personaleinsatzplanung überlegen Sie sich wann welche Aufgaben durchgeführt werden müssen und wie viele Mitarbeiter benötigt werden. Identifizieren Sie nun die passenden Mitarbeiter*innen und teilen zuerst die Mitarbeiter ein, welche die passenden Qualifikationen am Besten erfüllen. Sind diese verteilt, verteilen Sie die Mitarbeiter*innen mit geringerem bzw. fachfremderen Qualifikationslevel. Achten Sie darauf, dass bei der Verteilung der Mitarbeiter*innen in jedem Unternehmens-Bereich genügend Experten eingeteilt werden und achten Sie ggfls. auch auf eine passende Durchmischung der Qualifikationen.

Herausforderung bei der manuellen Planung nach einer Mitarbeiterqualifikationsmatrix ergeben sich aus mehreren Abstufungen der Qualifikationen, eine große Anzahl an Mitarbeiter*innen, dem Überblicken, dass die Qualifikationen ausgewogen verplant werden und dass auch bei Krankheit oder Urlaub einzelner Mitarbeiter*innen oft auch mehrere Mitarbeiter*innen umgeplant werden müssen um die am Besten passenden Qualifikationen für den Betrieb zu erhalten. Am Besten meistern Sie die Herausforderungen mit einer softwaregestützten Lösung um Fehler zu vermeiden und Arbeitsaufwand zu reduzieren.

In den meisten Standard-Software-Lösungen der Dienstplanung bzw. Schichtplanung sind Qualifikationsmatrizen meistens nur visuell integriert, d.h. es ist möglich einzusehen welcher Mitarbeitende welche Qualifikation hat. Eine Zuweisung erfolgt meist manuell. Somit erspart eine reine Digitalisierung keinen Arbeitsaufwand oder vermeidet Fehler, sondern ermöglicht einen einfacheren Überblick über die Mitarbeiter*innen-Qualifikationen.
Um einen perfekten Personaleinsatzplan zu erhalten benötigen Sie ein Tool, welches nicht nur digitalisiert sondern automatisiert und optimiert. Achten Sie bei der Software Wahl auf moderne und flexible Optimierungsmöglichkeiten und auf eine automatische Berücksichtigung der Qualifikationsmatrizen und Priorisierungen.

Automatische Berücksichtigung der Qualifikationsmatrizen in der QPlaner Software

QPlaner ist eine moderne Software mit flexiblen Optimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten. Für die Dienst- und Schichtplanung kann für jede/n Mitarbeiter*in eine Qualifikationsmatrix mit Priorisierungen hinterlegt werden. Aus den Qualifikationsmatrizen können mit QPlaner, gemeinsam mit weiteren Einstellungen wie Schicht-Übergangs-Matrizen, Schicht-Ersatz-Matrizen und Rollen-Priorisierungen, ein vollkommen automatisierter und optimierer Arbeitsplan berechnet werden. Mit dem QPlaner können Sie somit Ihren perfekten Personaleinsatzplan berechnen lassen und profitieren von zielgenauer Optimierung Ihrer Anforderungen und reduzieren Ihren Arbeitsaufwand.

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