Die Schichtplanung ist eine Art der Personaleinsatzplanung, in welcher die Arbeitszeit der Mitarbeiter:innen auf vorgefertige Schichten verteilt werden. Arbeiten Mitarbeiter:innen in der gleichen Schicht, so ist ihr Arbeitsbeginn und Arbeitsende immer gleich. Meist gibt es für alle eine feste vordefinierte Pause. Die Schichtlänge beträgt in herkömmlichen Schichtmodellen immer 8 Stunden. Somit kann mit einem Schichtplan, welcher 3 Schichten pro Tag vorsieht, rund um die Uhr gearbeitet werden.

Schichtplanung wird vorallem in der Industrie z.B. Maschinenbau, Produktion oder Energieerzeugung oder auch im Krankenhaus, Rettungsstelle oder Altenheim verwendet. Teilweise verwenden auch Betriebe im Einzelhandel, Gastronomie, Fitnessstudios oder Hotellerie die Schichtplanung. Für diese Branchen eigenet sich jedoch meist die flexiblere Dienstplanung, da der Arbeitsaufwand von schwankenden äußeren Faktoren z.B: Kundenanzahl, Mitglieder oder Gäste abhängig ist. Auch in der Industrie geht der Trend hin zur flexibleren Dienstplanung um z.B. Teilzeitarbeit zu ermöglichen, die Work-Life-Balance der Mitarbeiter:innen zu erhöhen oder auch um flexibler auf die Auftragslage zu reagieren.

Für jeden Arbeitnehmer in Deutschland (ausgenommen sind leitende Personen nach § 5 Abs. 3 des Betriebsverfassungsgesetzes sowie Chefärzte) gilt bei der Arbeitszeitgestaltung das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Im Arbeitszeitgesetz sind bei Nacht- und Schichtarbeit zudem noch weitere spezielle Bestimmungen vorgesehen. Einer der wichtigsten Punkt aus dem Arbeitszeitgesetz zusammengefasst [1]:

Arbeitszeit

Die tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden (an einem Werktag) darf nicht überschritten werden. Sie kann jedoch bis auf 10 Stunden erweitert werden, wenn innerhalb von 6 Monaten die Durchschnitts-Arbeitszeit je Werktag 8 Stunden nicht überschreitet.

Pausenzeiten

Pro Tag darf maximal an 6 zusammenhängenden Stunden ohne Pause gearbeitet werden. Ab 6 Stunden Arbeitszeit pro Tag wird eine Gesamt-Pause von 30 Minuten und ab einer Arbeitszeit von 9 Stunden 45 Minuten Pause vorgeschrieben. Die Pausenzeiten müssen nicht an einem Stück sein, sondern können auch in 15 Minuten Intervalle eingeteilt werden.

Ruhezeiten

Am Ende des Arbeitstages muss bis zum nächsten Arbeitsbeginn eine Ruhezeit von 11 Stunden eingehalten werden. Hier gibt es jedoch Ausnahmen, z.B. in Krankenhäusern oder in der Landwirtschaft.

Nacht- und Schichtarbeit

Die Nacht- und Schichtarbeit muss nach gesundheitlichen und arbeitswissenschaftlichen Erkentnissen gestaltet werden. Zusätzlich gelten in der Nachtarbeit weitreichendere Regeln zur Arbeitszeit, diese muss innerhalb eines Monats auf einen 8-Stunden-Durchschnitt ausgeglichen werden und nicht erst innerhalb von 6 Monate. Mehr zur Nachtarbeit erfahren Sie hier: Nachtarbeit.

Sonn- und Feiertagsbeschäftigung

Prinzipiell dürfen Arbeitnehmer:innen Sonn- und Feiertags nicht beschäftigt werden. Hierfür gibt es jedoch viele Ausnahmen z.B. Krankenhäuser, Landwirtschaft, Gaststättengewerbe oder die Produktion falls durch die fehlende Arbeit an Sonn- und Feiertagen für die gleiche Arbeit mehr Arbeitnehmer:innen nötig werden. Ein Ausgleich der Sonntagsbeschäftigung ist innerhalb 2 Wochen mit einem Ersatzruhetag zu gewährleisten. Bei Feiertagsbeschäftigung an einem Werktag muss ein Ausgleich innerhalb 8 Wochen erfolgen. Allgemein müssen 15 Sonntage pro Jahr Beschäftigung frei bleiben.

Abweichende Regelungen

In Tarifverträgen (bzw. Betriebs- oder Dienstvereinbarungen) können abweichende Regelungen vereinbart werden. So ist es z.B. möglich andere Regelungen zu Ersatzruhetagen bei werktäglichen Feiertagen zu vereinbaren oder bei vollkontinuierlichen Schichtbetrieben ist es möglich die Arbeitszeit an Sonntagen auf 12 Stunden zu erhöhen, wenn dadurch für andere Arbeitnehmer:innen ein freier Sonntag entsteht.

Auch lohnt sich der Blick in den individuellen Arbeitsvertrag, da hier noch weitere Bestimmungen, welche über die gesetzliche Grund-Voraussetzung hinaus geht, vereinbart werden können.

Es gibt das vollkontinuierliche, das teilkontinuierliche Schichtmodell und spezifische Firmen-Schichtmodelle im 2-4 Schichtprinzip mit unterschiedlichen zusätzlichen Schichtarten z.B. Tagschicht.

Vollkontinuierliche Schichtplanung

In der vollkontinuierlichen Schichtplaung wird von Montag bis Sonntag rund um die Uhr gearbeitet. Hierbei folgen die Schichttypen Frühschicht (06:00-14:00), Spätschicht (14:00 -22:00) und die Nachtschicht (22:00-06:00) nahtlos direkt aufeinander. Um die Schichten möglichst unter Berücksichtigung der Arbeits-Gesundheit der Arbeitnehmer:innen zu gestalten, kommt es meist zu einem Turnus der Schichttypen. Zum Beispiel bietet sich der Turnus Frühschicht-Frühschicht - Spätschicht - Spätschicht - Nachtschicht - Nachtschicht - Frei/Ersatzschicht - Frei/Ersatzschicht - Frei/Ersatzschicht - Frei/Ersatzschicht als vorwärts rollierendes System als 5 Schichtmodell an.

Teilkontinuierliche Schichtplanung

Im Teilkontinuierlichen Schichtmodell wird nur von Montag bis Freitag rund um die Uhr (kontinuierlich) gearbeitet. Somit ist das Wochenende arbeitsfrei. Um die Mitarbeiter:innen auf die Schichten zu verteilen gibt es unterschiedliche Methoden, zum Beispiel: die Mitarbeiter:innen arbeiten eine Woche in der Frühschicht, die nächste in der Spätschicht, die darauffolgende Woche in der Nachtschicht und starten den Turnus wieder mit der Frühschicht. Auch gibt es Methoden in welcher Mitarbeiter:innen immer der Nachtschicht zugeteilt sind, die sogenannte Dauernachtschicht. Die anderen Mitarbeiter:innen arbeiten im wöchentlichen Wechsel in der Früh- und Spätschicht.

2-Schichtmodell

Das 2-Schichtmodell umfasst von Montag - Freitag, manchmal auch Samstags, Frühschichten und Spätschichten. Wie im teilkontinuierlichen Schichtsystem wird im 2-Schichtmodell meist auch in wöchentlichen Wechselschicht gearbeitet.

Firmen spezifische Schichtplanung

Je nach ihrem spezifischen Bedarf haben Firmen in ihre Schichtplanung noch weitere Schichttyen, z.B. eine früh- bzw. späte Fühschicht welche schon um 05:00 bzw. erst um 09:00 beginnt, eine Tagschicht oder auch führe- bzw. späte Spätschichten integriert. Die Schichttypen werden je nach Bedarf des Arbeitsvolumens angepasst.

Vorteile & Nachteile des Arbeitgebers:

Für den Arbeitgeber bietet die Schichtplanung durch die Simplizität der Planung Vorteile. Durch die fest vorgeschriebenen Schichttypen, Modelle und die Schichtrhytmen der Mitarbeiter:innen sind alle Parameter der Schichtplanung vorab festgelegt. Gehen Mitarbeiter:innen in den Urlaub oder werden krank, kann es sein, dass die Schichtrhythmen der anderen Mitarbeiter:innen aufgebrochen werden um den Arbeitsaufwand gleichmäßig auf die Schichttypen (z.B. Frühschicht und Spätschicht) verteilt werden zu können. Die starre Planung der Schichtplanung ist ein Nachteil um Vertretungen zu finden, da immer nur in ganzen Schichttypen die Arbeitszeit verschoben werden kann. Produzierende Unternehmen greifen hierbei oft auf Leiharbeiter:innen zurück um Fehlzeiten der Stammbelegschaft zu kompensieren. Die Schichtplanung bietet den Arbeitgebern jedoch auch den Vorteil die Betriebsöffnungszeiten zu erweitern und so eine Kostenersparnis durch längere bzw. dauerhafte Nutzung der Maschinen und Produktionsanlagen zu erzielen. Auf den Arbeitgeber kommen zusätzlich noch Kosten durch Nachtzuschläge und Wochenendarbeits-Zuschuss zu. Auch durch die bessere Bezahlung zu unbeliebten Zeiten kann die Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit durch die gesundheitliche Belastung sinken.

Vorteile des Arbeitnehmers

Ein Vorteil in der Schichtplanung für die Arbeitnehmer:innen ist die langfristige Planbarkeit Ihrer Arbeitszeiten. Die soziale Teilnahme in Vereinen oder Familie richtet sich auch entsprechend nach den Schichtrhythmen. Wird jedoch häufig in der Spät- oder Nachtschicht gearbeitet kann dies zu negativen gesundheitlichen Aspekten der Arbeitnehmer:innen kommen. Z.B. kann es durch unregelmäßiger Schlafroutine zu Schlafstörungen kommen oder durch den unnatürlichen Biorhythmus ein höheres Risiko für Erkrankungen entstehen. Attraktiv wird die Nachtarbeit jedoch durch ihre höhere Bezahlung und ist meist für junge Arbeitnehmer interessant.

Manchmal werden Schichtpläne noch mit Excel erstellt. Diese Excel-Pläne sind jedoch meist unübersichtlich und fehleranfällig, vorallem bei Änderungen und mehreren Abteilungsleiter:innen. Auf dem Markt gibt es viele Standard-Software-Lösungen für unterschiedliche Branchen, diese bilden meist jedoch nur die gängigsten Anforderungen an Schichtrhythmus und Schichtmodellen ab und stellen die Schwierigkeiten graphisch dar. Die meisten Firmen haben jedoch eine spezifische Vorstellung von ihrem perfekten Dienstplan und haben den Wunsch den Dienstplan nicht nur zu digitalisieren sondern auch zu automatisieren.

Schichtplanung mit QPlaner

Mit dem QPlaner können Unternehmen nicht nur vollautomatisch und KI-gestützt flexible Dienstpläne berechnen. Sondern auch Schichtpläne mit Hilfe von Schicht-Übergangs-Matrizen, Schicht-Ersatz-Matrizen und Rollen-Priorisierungen vollkomen automatisieren und optimieren. So wird automatisch bei Urlaub und Krankheit die Schichtplanung nach den Optimierungs-Einstellungen der bestmögliche Schichtplan berechnet (QPlaner Schichtplanung). Sie möchten den QPlaner kennen lernen? Dann vereinbaren Sie einen Demo-Termin unter: telefonisch (0177/4690700), per EMail: info@qplaner.de, online: Online-Termin vereinbaren