Workforce-Management - Die 4 zentralen Fragen in der Planung

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Workforce-Management, was ist das überhaupt? Der Begriff ist nicht einfach nur ein Fremdwort für Personaleinsatzplanung und Personalbedarfsermittlung. Workforce-Management ist das perfekte Zusammenspiel aus bedarfsorientierter Personaleinsatzplanung, der Bedarfsermittlung, der Zeitwirtschaft und Steuerung des ganzen Personal-Einsatz-Prozesses verbunden mit Analysen, Prognosen und Statistiken.

Zeitwirtschaft, Kurz- und langfristige Personalplanung im Überblick
Zeitwirtschaft, Kurz- und langfristige Personalplanung im Überblick

In personalintensiven Branchen wie der Fitness-Branche machen Personalkosten einen sehr hohen Anteil der Betriebskosten aus, nämlich zwischen 26% und 38% des Umsatzes1. Wird der Personalbedarf genau bestimmt und das nötige Personal effizient und optimal eingesetzt, so lässt sich die Rentabilität eines Studios erhöhen. Es lohnt sich also für jeden Fitnessstudio-Betreiber oder Betreiberin ein Workforce-Management-System im Studio umzusetzen. Über was muss ich mir jedoch im Vorfeld Gedanken machen? Mit den folgenden 4 zentralen Fragen können die Grundfragen des Workforce-Management in der Personaleinsatzplanung und der Bedarfsermittlung beantwortet werden.

1. Wie viel Personal benötige ich?

Die erste der 4 zentralen Fragen ist gleichzeitig die schwierigste, aber auch die wichtigste. Mit ihr fällt und steigt der wirtschaftliche Erfolg eines jeden Fitnessstudios. Zu viel Personal führt zu Rentabilitäts-Verlust, zu wenig Personal zu fehlender Kundenbetreuung und weniger Neukunden. Zum Glück ist es möglich die richtige Anzahl an Personal zu berechnen. Für die genaue Berechnung werden wir demnächst einen ausführlichen Blog-Artikel mit Online-Rechner veröffentlichen (-> Jetzt abonnieren!). Immer sollten jedoch folgende Fragen berücksichtigt werden: Wie viele Kunden besuchen mein Studio? Wie viele Kursstunden biete ich zu welchen Zeiten an? Wann und wie gut ist meine Theke besucht? Wie gut sind meine Personal-Training-Stunden ausgebucht? Aus diesen und weiteren Kennzahlen lässt sich die Menge an nötigen Gesamt-Arbeitsstunden speziell für meinen Fitnessclub berechnen.

Dabei muss ich beachten, dass eine Vollzeitkraft nur 209 Tage2 im Jahr tatsächlich einsatzbar ist, aufgrund von Feiertagen, Urlaub und Krankheitstagen. Daraus ergibt sich rechnerisch eine durchschnittliche Arbeitswoche von “lediglich” 32,7 Stunden3 statt der vertraglich festgelegten 40 Stunden.

So kann ich dann die Anzahl an benötigten Vollzeit­äquivalenten4 abschätzen, die sich letztendlich auf Vollzeit-, Teilzeit-, und 450€-Kräfte aufteilen.

2. Zu welchen Zeiten brauche ich das Personal?

In meinem kundenorientierten Fitnessstudio sollte ich die Menge an anwesendem Personal entsprechend der Auslastung planen. Die Frage lautet also: Wie viele Kunden trainieren im Verlauf eines Tages im Studio?

Glücklichweise lässt sich diese Frage mittlerweile gut beantworten, denn die Anzahl der Kunden oder zumindest die Anzahl der Checkins nach Uhrzeit und Wochentag kann ich komfortabel über meine Mitglieder-Verwaltungssoftware auslesen. So können auch Stoßzeiten zahlenmäßig quantifiziert werden.

Weiterhin sollte ich mir die Frage stellen, welchen Betreuungsschlüssel (Verhältnis von Trainern zu Kunden) ich sicherstellen möchte. Das Premiumstudio hat dabei prinzipbedingt ein besseres Verhältnis, also weniger Kunden pro anwesendem Trainer, als der Discounter5. Das steigert natürlich auch die Bindung zu meinen Kunden, wenn diese sich umsorgt fühlen.

Neben den täglichen und wöchentlichen Schwankungen muss ich aber auch die saisonalen Schwankungen beachten, da ich z.B. im Winter mehr Interessenten, Neukundenanmeldungen und trainierende Mitglieder habe als im Sommer.

Im Idealfall möchte ich also jede Woche nach den korrekten Anforderungen planen und muss dabei Wünsche, Urlaub und externe Termine meiner Mitarbeiter, sowie Feiertage berücksichtigen.

3. Wo benötige ich Personal?

Neben den Kursräumen, der Theke, der Gerätefläche, der Sauna und dem Freihantelbereich, muss ich auch Personal für die Leitung, Gebäudereinigung und telefonischen Kundensupport einplanen.

Jedes Studio hat auch seine individuellen Aufgaben und Tätigkeitsfelder. Nachdem ich alle Tätigkeiten identifiziert habe, kann ich jeden Bereich unterschiedlich priorisieren und strukturieren. Hierbei stellt sich exemplarisch die Frage: Ist es mir wichtiger, dass die Theke durchgehend besetzt ist oder immer einen Berater/Verkäufer oder einen Trainingsbetreuer im Studio zu haben?

4. Über welche Qualifikationen soll mein Personal verfügen?

Bei Qualifikation denkt man zunächst an die A-, B- und C-Lizenzen für Fitnesstrainer, die den verschiedenen Ausbildungsgraden im Fitnessbereich entsprechen. Ich möchte beispielsweise sicherstellen, dass zu Stoßzeiten immer ein Trainer mit B-Lizenz anwesend ist, um meine Kunden kompetent beraten zu können.

Für die Planung ist wichtig, wie flexibel das Personal ist. Ein Flächentrainer, der auch an der Theke stehen kann, eignet sich hervorragend zur Mittagspausenvertretung um überschüssiges Personal am Nachmittag zu vermeiden. Ein Kurstrainer, welcher auch als Fächentrainer die kranke Kollegin vertreten kann, hilft mir auf spontane Ausfälle gut reagieren zu können.

Zusammenfassung

Für eine effiziente Personaleinsatzplanung und -bedarfsermittlung muss ich im Vorfeld viele Informationen zusammentragen, die sich vereinfacht in zwei wichtige Bereiche aufteilen lassen: Die Betriebsdaten und die Mitarbeiterdaten.

Betriebsdaten: Das sind u.a. Umsatzzahlen, Verkaufszahlen (Empfang/Theke), Vertragsverkäufe (getrennt online & vor Ort) und die Studioauslastung, d.h. die Anzahl der Trainierenden auf der Trainingsfläche.

Mitarbeiterdaten: Das sind die vertraglichen Daten der aktuellen und zukünftigen Belegschaft. Ausschlaggebend sind hier die mögliche Flexibilität, Qualifikation, Wünsche und mögliche Einsatzgebiete/Tätigkeitsfelder. Hierfür reichen jedoch die Arbeitsverträge der Mitarbeiter nicht aus, da diese oft nicht die tatsächlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter und die mündlichen Abmachungen mit der Studioleitung wiederspiegeln. Gerade diese mündlichen Abmachungen sind in der Peronalbedarfsermittlung von großer Bedeutung. Im Hinblick auf die Rentabilität meines Fitnessstudios benötige ich auf jeden Fall konkrete Zahlen zu Lohn und Anzahl der Mitarbeiter.

Durch die genaue Berücksichtigung aller Parameter der Betriebsdaten und der Mitarbeiterdaten ist es möglich genaue Vorhersagen des Personalbedarfs zu treffen und optimierte und effiziente Personaleinsatzpläne für die Belegschaft zu ermitteln. Ohne eine angepasste Software ist es jedoch nur unter hohem Zeitaufwand möglich, alle Anforderungen im Kopf zu behalten, keinen Mitarbeiter ungewollt zu bevorteilen und gleichzeitig auf optimale Kundenbetreuung zu achten.


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Quellen:


  1. https://www.dssv.de/existenzgruendung/allgemeine-gruendung/kostenrichtwerte/, https://d-nb.info/1010983555/34 (Seite 3) ↩︎

  2. Die 209 Arbeitstage berechnen sich aus 365 Tagen im Jahr abzüglich von 104 Sams- und Sonntagen, 13 Feiertagen (in Bayern), 20 Urlaubstagen und durchschnittlich 19 krankheitsbedingten Fehltagen (siehe https://www.ikk-classic.de/fk/gb/fehlzeiten-analyse und https://www.spiegel.de/karriere/so-haeufig-sind-beschaeftigte-in-deutschland-krank-a-1257573.html) ↩︎

  3. Ein Jahr hat 365 / 7 = 51,14 Wochen. Bei Vollzeitkräften entsprechen 209 Arbeitstage gleich 1672 Arbeitsstunden. Daraus ergeben sich 1672 / 51,14 = 32,7 Arbeitsstunden pro Woche ↩︎

  4. https://www.projektmagazin.de/glossarterm/vollzeitaequivalent ↩︎

  5. https://www.faz.net/aktuell/rhein-main/das-verbraucherthema-mehr-fitness-und-wellness-zum-neuen-jahr-12743494.html ↩︎