10 Gründe warum Fitnessstudios den QPlaner nutzen sollten

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Egal, ob Sie noch auf Stift+Papier setzen oder bereits eine Software nutzen: Personaleinsatzplanung in Fitnessstudios ist keine leichte Aufgabe. Auf der eine Seite stehen die Mitarbeiter mit ihren Wünschen und Vorlieben, Arbeitszeitregelungen und gesetzlichen Vorgaben. Und auf der anderen Seite steht der Betrieb mit seinen Arbeitsbereichen, die Betreuung bzw. Bedienung der Kunden, und die Frage nach der Wirtschaftlichkeit. All das muss unter einen Hut gebracht werden bei der Erstellung eines Personaleinsatzplans.

Warum ist Personaleinsatzplanung in Fitnessstudios so schwierig?

Laut einer Statistik aus dem Jahr 2017 des Statistischen Bundesamts, waren 33% aller Angestellten im Gastgewerbe in Teilzeit 1. Doch nicht nur in die Gastronomie und Hotellerie, sondern auch in der Fitnessbranche setzen viele Betriebe auf einen Mix aus Voll- und Teilzeitkräften, Hilfskräften und 450€-Angestellten. In der Personaleinsatzplanung sind Hilfskräfte jedoch Fluch und Segen zugleich: Einerseits können Hilfskräfte saisonale Schwankungen besser ausgleichen, wodurch die hohe Anzahl an Neukunden am Jahresanfang besser gemanagt werden kann. Zudem können sie beispielsweise an bestimmten Tagen für wenige Stunden aushelfen. Andererseits steht bei ihnen die Anstellung nicht an erster Stelle. Sie können meist nur an bestimmten Wochentagen und da auch nur zu bestimmten Uhrzeiten, da sie noch anderen Tätigkeiten wie Uni oder einem Zweitjob nachgehen. Deshalb sind Hilfskräfte zwar sehr flexibel, erschweren die Planung aber auch um ein Vielfaches. Zuletzt führen sie oft zu höheren Personalkosten, da aus Bequemlichkeitsgründen in der Planung oder Mitarbeiterführung lieber eine Hilfskraft zusätzlich eingesetzt wird, anstelle die eigentliche Problematik des aktuellen Dienstplans zu lösen.

40-Stunden-Kräfte hingegen sind besser planbar, da sie für bestimmte Wochentage fest mit 8 Stunden eingeplant werden können. Wenn Vollzeitkräfte allerdings keine besonderen Tätigkeiten am Nachmittag ausführen können oder in geteilten Diensten (Vormittags/Abends) arbeiten, so kommt es zu ungewollten Überlappungen der Schichten. Wenn z.B. eine Vollzeitkraft am Vormittag arbeitet, dann beginnt sie um 8 Uhr und arbeitet bis 16:30. Zusätzlich soll eine weitere Vollzeitkraft bis 21 Uhr arbeiten, dann beginnt ihr Arbeitstag um 12:30. Somit sind automatisch von 12:30 bis 16:30 zwei Personen anwesend. Der “überschüssige” Mitarbeiter kann zu diesem Zeitpunkt aber nur selten sinnvoll genutzt werden, da kaum Kunden im Studio sind. Bereits bei diesem kleinen Beispiel werden nun bereits 25% der Personalstunden nicht wirtschaftlich sinnvoll genutzt.

Was macht der QPlaner in der Personaleinsatzplanung besser?

Im Folgenden haben wir konkrete Verbesserungen in der Dienstplanung mit Hilfe des QPlaners aufgelistet und warum sie in der Fitnessbranche wichtig sind.

1. Der QPlaner denkt in Funktionen und nicht in Schichten

Im Gegensatz zur Schichtplanung stellt der QPlaner in der Planung nicht die Schichten und Mitarbeiter in den Vordergrund sondern die betrieblichen Funktionen, welche erfüllt werden müssen.

2. Der QPlaner ist objektiv fair

Der QPlaner bevorzugt keine Mitarbeiter.

3. Der QPlaner plant flexibel

Flexibilität ist wichtig für die Wirtschaftlichkeit des Fitnessstudios. Hier gilt der Grundsatz: Je flexibler das Personal desto effizienter der Personaleinsatz. Natürlich steigt dann auch die Komplexität der Planung.

4. Der QPlaner optimiert jeden Tag im Jahr

Der QPlaner liebt die Personalplanung für Fitnessclubs, er plant jeden Tag bestmöglich.

5. Der QPlaner gibt konkrete Tätigkeiten vor

Der QPlaner gibt für jeden Mitarbeiter nicht nur die Arbeitszeit vor, sondern auch die konkrete Tätigkeit.

6. Der QPlaner betrachtet das Fitnessstudio ganzheitlich

Der QPlaner optimiert das ganze Unternehmen und nicht nur einzelne Bereiche.

7. Der QPlaner berücksichtigt den Kundenstrom über den Tag

Der QPlaner achtet darauf, dass sich die Mitarbeiterzahl nach den Anforderungen wie z.B. der Anzahl der Trainierenden richtet.

8. Der QPlaner plant Pausen

Der QPlaner plant Mittagspausen genau so wie Tätigkeitswechsel konkret in den Dienstplan ein.

9. Der QPlaner steht für Personalkostenoptimierung

Der QPlaner erstellt nicht nur optimierte Dienstpläne, er zeigt auch Schwachstellen im Personal auf.

10. Mit dem QPlaner jede Woche besser

Der QPlaner evaluiert jede Woche, zeigt wichtige Kennzahlen in Statistiken dar und Schwachstellen auf.

Betriebsoptimierte Personaleinsatzplanung mit dem QPlaner

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Quellen:


  1. Arbeitsmarkt auf einen Blick (PDF), DESTATIS ↩︎