Banner

Der QPlaner-Blog

News und Wissenswertes rund um Personaleinsatzplanung,
Produktionsplanung, Maschinenoptimierung, Terminbuchung,
Arbeitsplanung und Zeitwirtschaft.

Beitrag teilen:

Fitnessbranche

10 Gründe warum Fitnessstudios den QPlaner nutzen sollten

Egal, ob Sie noch auf Stift+Papier setzen oder bereits eine Software nutzen: Personaleinsatzplanung in Fitnessstudios ist keine leichte Aufgabe. Auf der eine Seite stehen die Mitarbeiter mit ihren Wünschen und Vorlieben, Arbeitszeitregelungen und gesetzlichen Vorgaben. Und auf der anderen Seite steht der Betrieb mit seinen Arbeitsbereichen, die Betreuung bzw. Bedienung der Kunden, und die Frage nach der Wirtschaftlichkeit. All das muss unter einen Hut gebracht werden bei der Erstellung eines Personaleinsatzplans.

Warum ist Personaleinsatzplanung in Fitnessstudios so schwierig?

Laut einer Statistik aus dem Jahr 2017 des Statistischen Bundesamts, waren 33% aller Angestellten im Gastgewerbe in Teilzeit 1. Doch nicht nur in die Gastronomie und Hotellerie, sondern auch in der Fitnessbranche setzen viele Betriebe auf einen Mix aus Voll- und Teilzeitkräften, Hilfskräften und 450€-Angestellten. In der Personaleinsatzplanung sind Hilfskräfte jedoch Fluch und Segen zugleich: Einerseits können Hilfskräfte saisonale Schwankungen besser ausgleichen, wodurch die hohe Anzahl an Neukunden am Jahresanfang besser gemanagt werden kann. Zudem können sie beispielsweise an bestimmten Tagen für wenige Stunden aushelfen. Andererseits steht bei ihnen die Anstellung nicht an erster Stelle. Sie können meist nur an bestimmten Wochentagen und da auch nur zu bestimmten Uhrzeiten, da sie noch anderen Tätigkeiten wie Uni oder einem Zweitjob nachgehen. Deshalb sind Hilfskräfte zwar sehr flexibel, erschweren die Planung aber auch um ein Vielfaches. Zuletzt führen sie oft zu höheren Personalkosten, da aus Bequemlichkeitsgründen in der Planung oder Mitarbeiterführung lieber eine Hilfskraft zusätzlich eingesetzt wird, anstelle die eigentliche Problematik des aktuellen Dienstplans zu lösen.

40-Stunden-Kräfte hingegen sind besser planbar, da sie für bestimmte Wochentage fest mit 8 Stunden eingeplant werden können. Wenn Vollzeitkräfte allerdings keine besonderen Tätigkeiten am Nachmittag ausführen können oder in geteilten Diensten (Vormittags/Abends) arbeiten, so kommt es zu ungewollten Überlappungen der Schichten. Wenn z.B. eine Vollzeitkraft am Vormittag arbeitet, dann beginnt sie um 8 Uhr und arbeitet bis 16:30. Zusätzlich soll eine weitere Vollzeitkraft bis 21 Uhr arbeiten, dann beginnt ihr Arbeitstag um 12:30. Somit sind automatisch von 12:30 bis 16:30 zwei Personen anwesend. Der “überschüssige” Mitarbeiter kann zu diesem Zeitpunkt aber nur selten sinnvoll genutzt werden, da kaum Kunden im Studio sind. Bereits bei diesem kleinen Beispiel werden nun bereits 25% der Personalstunden nicht wirtschaftlich sinnvoll genutzt.

Was macht der QPlaner in der Personaleinsatzplanung besser?

Im Folgenden haben wir konkrete Verbesserungen in der Dienstplanung mit Hilfe des QPlaners aufgelistet und warum sie in der Fitnessbranche wichtig sind.

1. Der QPlaner denkt in Funktionen und nicht in Schichten

Im Gegensatz zur Schichtplanung stellt der QPlaner in der Planung nicht die Schichten und Mitarbeiter in den Vordergrund sondern die betrieblichen Funktionen, welche erfüllt werden müssen.

  • Problem Wenn bei der Planung bereits in Schichten gedacht wird, so werden diese bereits so verteilt, dass klar ist, welcher Mitarbeiter welche Schicht bekommen wird. Auch beschränken sich Schichten meist auf einzelne Arbeitsbereiche. Tätigkeitsübergreifende Dienstplanung ist nur schwer möglich. Letztendlich wird überlegt wann welcher Mitarbeiter welche Schicht arbeitet und nicht das eigentliche Problem der Dienstplanung gelöst: Betriebliche Anforderungen und Mitarbeiter in Einklang zu bringen, ohne dabei unnötige Kompromisse eingehen zu müssen.

  • QPlaner Lösung In der Planungsphase des QPlaners werden nur Tätigkeiten, Aufgaben und nötige Qualifikationen sowie deren Zeitraum definiert. Die Person, welche die Tätigkeit ausführt, ist in der Planungsphase unerheblich, sie ergibt sich automatisch für den QPlaner durch die Arbeitsverträge der Mitarbeiter und Wünsche. Hierdurch ist ein Maximum an betrieblicher Effizienz gegeben und gleichzeitig erhalten die Mitarbeitern mehr Flexibilität und die Möglichkeit Wünschen einzubringen.

2. Der QPlaner ist objektiv fair

Der QPlaner bevorzugt keine Mitarbeiter.

  • Problem Aufgrund persönlicher Vorlieben bekommen einzelne Mitarbeiter immer die gleichen Schichten. Oder es wird der Schichtplan von der Vorwoche übernommen, ohne auf spezifische Änderungen, wie Krankheit, einzugehen, wodurch einzelne Arbeitsbereiche unterbesetzt sind.

  • QPlaner Lösung In den Mitarbeitereinstellungen kann jeder einzelne Mitarbeiter genau definiert werden. Wünsche können genauso gut hinterlegt werden wie die vertraglich festgehaltene Arbeitszeiten. Der QPlaner berechnet daraus den betrieblich bestmöglichen Dienstplan unter Berücksichtigung der Einstellungen und Wünsche.

3. Der QPlaner plant flexibel

Flexibilität ist wichtig für die Wirtschaftlichkeit des Fitnessstudios. Hier gilt der Grundsatz: Je flexibler das Personal desto effizienter der Personaleinsatz. Natürlich steigt dann auch die Komplexität der Planung.

  • Problem Bestimmte Tätigkeiten oder Aufgaben sind als fester Termin im Dienstplan hinterlegt, obwohl es sich um zeitlich flexible Tätigkeiten handelt z.B. Leitungstätigkeiten, die auch an einem anderen Wochentag oder zu einer anderen Zeit erledigt werden können. Meist sind das Tätigkeiten, die keinen direkten Kundenkontakt voraussetzen.

  • QPlaner Lösung Flexible Tätigkeiten sollten auch vollkommen flexibel in der Dienstplanung berücksichtigt werden. Häufig können so unnötige Pausen und Unter-/Überbesetzung besser ausgeglichen werden.

4. Der QPlaner optimiert jeden Tag im Jahr

Der QPlaner liebt die Personalplanung für Fitnessclubs, er plant jeden Tag bestmöglich.

  • Problem Personalplanung ist zeitaufwendig. In der Schichtplanung wird meist eine Standardwoche erstellt, welche an sich durch die starre Planung bereits unnötige Überschneidungen im Dienstplan enthält. Nun wird in jeder Woche die Schicht der Person, welche abwesend durch z.B. Krankheit, Schule oder Vorlesung ist von einem anderen Mitarbeiter komplett vertreten. In Betrieben mit Auszubildenden und Studenten muss jede Woche neu geplant werden, wenn effiziet gearbeitet werden soll.

  • QPlaner Lösung Der QPlaner denkt in Funktionen. Wenn eine Person nicht verfügbar ist wird automatisch eine andere eingeplant. Hierbei werden Tätigkeitsfelder und Mitarbeiterzahl priorisiert. Überstunden bzw. Hilfskräfte werden nur zusätzlich beschäftigt, wenn sie wirklich benötigt werden.

5. Der QPlaner gibt konkrete Tätigkeiten vor

Der QPlaner gibt für jeden Mitarbeiter nicht nur die Arbeitszeit vor, sondern auch die konkrete Tätigkeit.

  • Problem Entweder es werden im Schichtplan gar keine Arbeitsbereiche bzw. Tätigkeiten eingetragen oder es wird nur für eine ganze Schicht ein fester Arbeitsbereich vorgegeben. Dies führt dazu, das gewisse Tätigkeiten nicht erledigt werden und zu Grüppchenbildung von Mitarbeitern um den Kaffeeautomaten oder am Rand der Trainingsfläche.

  • QPlaner Lösung Der Arbeitsplan gibt jedem Mitarbeiter genau die auszuführende Tätigkeit an. Im QPlaner gibt es keine Arbeitszeit ohne Tätigkeit. Mittagspausen sind fest eingeplant und auch die Vertretung falls erforderlich.

6. Der QPlaner betrachtet das Fitnessstudio ganzheitlich

Der QPlaner optimiert das ganze Unternehmen und nicht nur einzelne Bereiche.

  • Problem Oft werden Mitarbeiter nur in einem einzigen Arbeitsbereich eingesetzt, da dies in einem Schichtplan am einfachsten umsetzbar ist. Manchmal plant sogar jeder Bereich einzeln sein Personal. Das ist zwar in der Planung einfach. Es geht in der Dienstplanung aber nicht daraum, dass die Dienstplanung einfach ist, sondern dass der Dienstplan die Anforderungen meines Unternehmens bestmöglich wiederspiegelt. Ein solches Vorgehen ist somit betriebswirtschaftlich nicht effizient.

  • QPlaner Lösung In der Realität könnte der Mitarbeiter jedoch auch andere Tätigkeiten ausführen. Dadurch wird nicht nur der Alltag etwas abwechslungsreicher, sondern der Dienstplan auch wesentlich flexibler und effizienter. Die Anforderungen (Funktionen zu gewissen Uhrzeiten) können von unterschiedliche Bereichsleitern erstellt werden, der QPlaner übernimmt als zentrale Stelle die effiziente Einteilung des gesamten Mitarbeiterpools. So kann z.B. ein Trainer zur Stoßzeit am Vormittag auf der Trainingsfläche arbeiten und ab Mittag die Theke übernehmen.

7. Der QPlaner berücksichtigt den Kundenstrom über den Tag

Der QPlaner achtet darauf, dass sich die Mitarbeiterzahl nach den Anforderungen wie z.B. der Anzahl der Trainierenden richtet.

  • Problem In den meisten Fitnessstudios verhält sich der Kundenstrom über den Tag nicht konstant, sondern hat zwei Höchststände, einmal am späten Vormittag und einmal am Abend. Zu diesen Zeiten sollten auch die meisten Mitarbeiter anwesend sein, jedoch wird dies bei der Schichtplanung nur selten berücksichtigt. Oft sieht die Mitarbeiterverteilung eher wie eine Zwiebel aus und am Nachmittag sind die meisten Mitarbeiter da, da sich die Schichten der Früh- und Spätschicht überschneiden.

  • QPlaner Lösung Die Kundenzahl kann direkt als Kenngröße in der Planung berücksichtigt werden. Der QPlaner wird nun versuchen einen optimalen Betreuungsschlüssel (Kunden pro Trainer) in der Dienstplanung zu erreichen. Hierdurch wird eine bestmögliche Betreuung der Kunden gewährleistet.

8. Der QPlaner plant Pausen

Der QPlaner plant Mittagspausen genau so wie Tätigkeitswechsel konkret in den Dienstplan ein.

  • Problem Nicht fest geplante Pausen führen dazu, dass Mitarbeiter ihre Pausen selbst legen müssen. Das führt oft dazu, dass Mitarbeiter gleichzeitig Pausen machen und dies nicht zu betrieblich sinnvollen Zeiten. Darunter leidet dann gegebenenfalls der Kunde, der keinen Ansprechpartner findet. Auch ist für die Leitungsperson nicht klar, wer gerade seine verdiente Mittagspause macht und wer gerade nicht arbeitet. Es ist auch psychologisch für den Mitarbeiter nicht gut, da ihm nicht gesagt wird, wann seine Arbeit wichtig ist, da er prinzipiell sie immer für eine halbe Stunde niederlegen darf. Das Ergebnis sieht man oft in Form von Mitarbeitergruppen, welche vor dem Kaffee-Automaten bzw. der Theke sitzen und sich unterhalten.
  • QPlaner Lösung Wenn alle Pausen fest im Dienstplan eingeplant sind, dann kann auch eine Vertretung fest eingeplant werden. Zudem ist immer klar, wer gerade arbeitet und wer in seiner verdienten festen Pause ist. Dem Mitarbeiter wird bewusst, wann er sich in seiner Pause entspannen kann und wann er von seinem Betrieb gebraucht wird.

9. Der QPlaner steht für Personalkostenoptimierung

Der QPlaner erstellt nicht nur optimierte Dienstpläne, er zeigt auch Schwachstellen im Personal auf.

  • Problem Dienstplanung ist subjektiv. Der Dienstplaner geht davon aus, dass seine Dienstpläne gut sind. Besonders wenn es dem Unternehmen gut geht wird der Dienstplan nicht in Frage gestellt. Vor allem für Einweisungen, Trainingsplanerstellung und Personal Training wird häufig zu viel Personal eingeplant.

  • QPlaner Lösung Es werden vorab Anforderungen in der Planung erstellt. Wenn zu wenig Personal verfügbar ist, berechnet der QPlaner einen Alternativplan um den Anforderungen möglichst gut gerechet zu werden. Wenn zu viel Personal verfügbar ist wird es möglichst sinnvoll eingesetzt. In beiden Fällen werden statistisch fundiert und objektiv die jeweiligen Schwachstellen dargestellt und Einsparungspotentiale aufgezeigt.

10. Mit dem QPlaner jede Woche besser

Der QPlaner evaluiert jede Woche, zeigt wichtige Kennzahlen in Statistiken dar und Schwachstellen auf.

  • Problem Der Studioleiter hat kein objektives Feedback von seinen Arbeitsplänen. Zudem stellt er auch gleichzeitig die Mitarbeiter ein. Somit stellt sich für ihn nicht die Frage ob seine Anforderungen mit den aktuellen Mitarbeitern erfüllbar sind und ob die Anforderungen bzw. die Mitarbeiter in dieser Form betriebswirtschaftlich sinnvoll sind.

  • QPlaner Lösung Der QPlaner übernimmt die konkrete Dienstplanung und gibt Feedback zu den an ihn gestellten Anforderungen und der zur Verfügung gestellten Mitarbeiter-Kapazität. So können Sie jede Woche durch Anpassungen Ihrer Anforderungen oder Mitarbeitervorgaben einen faireren und effizienteren Dienstplan erstellen.

Betriebsoptimierte Personaleinsatzplanung mit dem QPlaner

Sie möchten nicht nur eine einfache Dienstplanung sondern vor allem eine faire und effiziente? Dann buchen sie jetzt einen Online-Demo Termin für Ihr Fitnessstudio und wir stellen Ihnen den QPlaner in einer unverbindlichen und kostenlosen Online-Demo vor: Online-Demo buchen.


In unserem Blog erfahren Sie alles Rund um Personalwesen, Personalplanung, Neuigkeiten über die QPlaner-Technologie und dem Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Personaleinsatzplanung.
Ihnen gefällt der Artikel und wollen Ihre Begeisterung uns und der Welt zeigen? Dann geben Sie uns einen Daumen nach oben:
Daumen hoch auf:
Sie möchten einen Kommentar oder eine Anmerkungen verfassen? Dann besuchen Sie unsere QPlaner-Unternehmensseite in den Sozialen-Medien.
Kommentieren Sie auf:

QPlaner ist eine innovative Softwarelösung für die Dienstplanung mit künstlicher Intelligenz.
Betriebsoptimiert und Mitarbeiter*innen-freundlich. Vollautomatisch und Individuell.
Newsletter und Blog abonnieren:

Blog abonnieren
QPlaner Online-Demo buchen:

Präsentationstermin vereinbaren
Beratungsgespräch vereinbaren:
Beratungstermin vereinbaren

Quellen: